Assistant de Direction Secrétariat Mutualisé

**Contexte**:
L'ARS Occitanie recrute, pour sa Délégation départementale de la LOZERE, un(e) assistant de direction secrétariat mutualisé

**Mission/Activités**:
**A**ctivités principales**:

- **Assistante de Direction**:
**Mission 1**

Assister le Directeur de la délégation départementale Lozère et son adjoint dans l’organisation quotidienne du travail:

- Gestion des agendas : prises de rendez-vous, organisation des réunions et des déplacements
- Gestion de la BAL fonctionnelle DIRECTION
- Organisation de la gestion courrier arrivées/départs et suivi du circuit interne de transmission
- Accueil physique et téléphonique de la DD, orientation des usagers et des appels
- Gestion des ordres de mission, des déplacements et frais de déplacement
- Constitution des fonds de dossiers pour les réunions et RDV
- Participation aux réunions, prise de notes et comptes rendus de réunions
- Rédaction de courriers simples et notes de service,
- Diffusion et circulation de l’information entre la Direction Générale, la Direction de Ressources Humaines et les autres directions

et délégations départementales
- Traitement de l’information et réponses de 1er niveau
- Rédaction des fiches de procédures types relatives aux activités du secrétariat de direction (documentation, archivage, courrier )
- Rédaction, diffusion, classement, reprographie et archivage

**Mission 2**

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de direction en lien avec les pôles de la DG et les autres directions:

- Suivi des courriers soumis à visa ou signature : enregistrement, veille sur les délais et retours
- Suivi des courriers sensibles (élus, institutions )
- Organisation des visioconférences et audioconférences en interne ou externe
- Suivi des décisions DG ayant un impact sur les DD (nominations, délégation de signature ) en lien avec les secrétariats de la

Direction Générale et de la Direction des Territoires (DDT)

**Mission 3**

Participer à la gestion du dispositif régional des astreintes:

- Suivi et transmission des plannings d’astreintes en lien avec la DSP et les délégations départementales
- Transmission de n° de garde-astreinte sur le Gard et la Lozère à la personne d’astreinte.

**Mission 4**

Gestionnaire courrier sur ELISE pour la DD48

**Activités annexes**:
**Assistance aux Pôles **Sous la responsabilité du Chef de pôle**:

- Gestion de l’organisation des réunions,
- Organisation de la gestion courrier arrivées/départs et suivi du circuit interne de transmission
- Divers travaux de support « secrétariat »
- Accueil téléphonique et physique.
- Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne._

**Spécificités du poste / Contraintes**:

- Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)
- Poste pouvant faire l’objet d’une procédure d’habilitation confidentiel défense
- Poste requérant une présence sur site : 3 jours
- Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (titulaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé [RQTH])_

**Compétences**:
**Savoir**:

- Connaissance de l’environnement institutionnel
- Bonne connaissance de l’environnement administratif de l’agence
- Technique d’accueil et de secrétariat
- Organisation des diverses instances COPIL/CODIREL/Réunions...

**Savoir-Faire**:

- Rédaction administrative
- Gestion des agendas et tableaux de bord,
- Nouvelles technologies de l’information et de la communication,
- Maitrise de l’outil informatique,
- Organisation du travail en binômes, priorisation des tâches.

**Savoir-être**:

- Travail d’équipe
- Capacité d’écoute et d’accueil
- Capacité à prendre des initiatives de façon rapide en termes d’agendas
- Discrétion absolue sur le contenu des dossiers parfois sensibles

**Formation**:
**Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail**:

- Outils internes à l’ARS
- Messagerie OUTLOOK
- Connaissance des institutions et leur interactions

**Autres formations utiles au poste**:

- Bureautique

**Informations complémentaires**:
**Candidats Externes****:
***LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES**

Niveau de qualification NIVEAU 4