Assistant Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant Administratif H/F - Direction des Achats - Produits de Sant

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Présentation d'UniHA

UniHA (Union des hôpitaux pour les achats) est un groupement de coopération sanitaire de droit public (GCS). Il est le premier acheteur public en santé avec 7,7 milliards d'euros d'achat en 2025 dont 70% de médicaments et dispositifs médicaux et agit pour le compte de ses 1500 adhérents et de 123 groupements hospitaliers de territoire.
Avec ses 140 collaborateurs, UniHA mutualise les achats des hôpitaux pour leur offrir des solutions optimisées économiquement et qualitativement, adaptées à leurs besoins et intégrant les dernières innovations, dans une démarche d'achat durable et de sécurisation des approvisionnements.
Notre mission première est de concevoir et produire des marchés publics pour le compte des établissements de santé en prenant en charge toute la chaîne de valeur de l'achat hospitalier : sourcing des fournisseurs, analyse des besoins, mise en concurrence, évaluation des offres, sécurisation juridique des contrats et conformité au droit de la commande publique, suivi d'exécution avec les fournisseurs et évaluation de leurs fournitures / prestations. Nous avons la conviction que l'achat est un levier stratégique de transformation et d'efficience pour notre système de santé et mettons toutes nos expertises au service des hôpitaux publics, au bénéfice des équipes hospitalières et de la qualité des soins pour les patients.

Nature de l'emploi à pourvoir

Sous la responsabilité d'un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des achats de produits de santé d'UniHA, l'assistant administratif aura la charge d'assister le pharmacien acheteur dans ses missions sur plusieurs segments d'achats.
Les segments d'achat de médicaments traités par la coordination de Bordeaux sont:

- Segment médicaments Anti-cancéreux, immunomodulateurs et immunosuppresseurs
- Segment médicaments des muscles et squelettes, génito-urinaires, hormones sexuelles et systémiques et antidotes
- Segment médicaments radiopharmaceutiques à usage médical et produits de contrastes
- Segment des gaz médicaux
- Segment grossiste répartiteur

Missions principales

Passation des marchés

L'assistant administratif intervient en appui à l'acheteur tout au long du processus de passation des marchés publics. Ses missions s'inscrivent dans une logique d'apprentissage encadré, avec une montée en compétence progressive sur les aspects réglementaires, techniques et opérationnels:

- Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions.
- Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents

contractuels (RC, CCAP, CCTP) à partir de trames existantes, relecture critique,
vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l'acheteur.
- Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations.
- Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des
- Contribution à l'analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de

données techniques ou financières, participation aux réunions d'analyse avec les
acheteurs.
- Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des

pièces contractuelles, envoi aux titulaires et suivi des retours.
- Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion

des accusés de réception et archivage.
- Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des

fournisseurs et des adhérents, orientation vers les interlocuteurs compétents en cas de
besoin, interactions avec les services supports (juridique, espace documentaire, support
applicatif ) et les autres coordinations d'UniHA.

Suivi des marchés

Dans la phase d'exécution des marchés, l'assistant administratif assure un suivi administratif rigoureux et contribue à la fluidité des échanges entre les différents acteurs:

- Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des bases de données, respect des procédures d'archivage réglementaire.
- Rédaction d'avenants et de certificats : élaboration de projets d'avenants, certificats

de bonne exécution ou attestations diverses, en lien avec les évolutions contractuelles.
- Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de

données pour les bilans périodiques, participation aux réunions de suivi avec les services supports.
- Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de

son périmètre, transmission des questions complexes aux experts de la filière.
- Veille sur les tensions d'approvisionnement : recensement des alertes terrain, mise à

jour des outils de suivi, tr