Assistant - Office Manager (H/F)

Le CCCA-BTP (Comité de concertation et de coordination de l’apprentissage du bâtiment et des travaux publics), est une association nationale, professionnelle et à gouvernance paritaire des branches du bâtiment et des travaux publics. Il est chargé de mettre en œuvre la politique de formation professionnelle initiale aux métiers de la construction par l’apprentissage définie par les partenaires sociaux du BTP. Géré et financé par les professionnels du bâtiment et des travaux publics eux-mêmes, le CCCA-BTP développe depuis près de 80 ans une solide expertise pédagogique de l’alternance, reconnue au niveau national et bien au-delà des frontières des professions du BTP. L’organisation à taille humaine du CCCA-BTP s’appuie sur les valeurs d’excellence, de proximité, d’esprit d’entreprise, d’exigence, de bienveillance et d’audace pour répondre aux attentes de toute la profession.

Le pôle ingénierie et innovation pédagogique recherche un assistant/Office manager sur les missions suivantes:
**1.** **Organisation, gestion et circulation de l’information du pôle**
- Réceptionner, analyser, enregistrer et transmettre les informations entrantes ou demandes d’information du pôle
- Assurer l'accueil téléphonique, identifier, traiter la demande ou orienter son interlocuteur vers la personne concernée
- Rédiger et mettre en forme tout courrier, note, tableau
- Organiser et assurer le classement des informations du pôle
- Assurer la publication des documents dans les équipes TEAMS et l’intranet

**2.** **Participation au fonctionnement du pôle**
- Assurer l'interface entre le responsable et les collaborateurs du pôle et avec les autres pôles / directions
- Suivre l'agenda et gérer les prises de rendez-vous du responsable de pôle
- Organiser les déplacements du responsable de pôle et des ingénieurs formation
- Contribuer au suivi de lignes budgétaires du pôle (contrôle et imputation) et assurer la coordination avec le service comptabilité
- Assurer le suivi des fournitures et commandes
- Réaliser et suivre tout dossier, étude ou enquête ponctuelle
- Participer à tout groupe de travail transversal
- Participer à la relecture d’écrits réalisés par les ingénieurs formation.

**3.** **Participation à la préparation et au suivi des manifestations du pôle**
- Assurer l’organisation logistique de réunions (Teams et présentiel)
- Participer à l'élaboration des dossiers des réunions
- Apporter un appui logistique, technique et organisationnel lors des manifestations organisées par le pôle.

**4.** **Participation à la gestion du site internet de l’accélérateur d’innovation pédagogique**
- Intégrer les différentes ressources générées par les projets d’expérimentation menés dans le cadre de l’accélérateur.
- Répondre et ou réorienter les diverses questions et demandes du réseau social ou de la FAQ.
- Faire les mises à jour et actualisations nécessaires en vue du bon fonctionnement et à la bonne tenue du site.
- Recenser et classer les demandes d’évolutions du site.

**Diplômes et expérience requis**

Niveau 5 équivalent Bac+2 minimum, dans les domaines de l’assistanat (ex : BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI). Première expérience réussie de 2 ans dans des missions d’assistante de direction ou d’office manager.

**Compétences et qualités requises**
- Sens de l’organisation et de l’anticipation en tenant compte des priorités et des délais
- Adaptabilité pour jongler entre les différentes missions
- Sens de la confidentialité
- Autonomie
- Aisance relationnelle pour créer une relation de qualité avec des interlocuteurs de tous niveaux
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et force de proposition
- Exigence personnelle, rigueur

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 30,00€ à 40,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Travail à domicile

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Horaires flexibles

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Prime trimestrielle

Lieu du poste : En présentiel

Flextime