Responsable de Coordination Operationnelle Des

**À propos de nous**:
**Le GrandPalaisRmn recherche pour son service coordination opérationnelle des événements et des expositions**:
**Un responsable de coordination opérationnelle des événements (F/H) en CDD pour une mission de 18 mois**

**Le service coordination opérationnelle des événements et des expositions** coordonne et permet la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des manifestations prévues dans le Grand Palais (événements privés ou publics, expositions, manifestations culturelles produites ou coproduites par la GrandPalaisRmn), dans ses différents espaces (galeries, Nef, auditoriums, espaces d’accueil ). Pour cela, le service est en relation avec l’ensemble des organisateurs de manifestations d’une part, et d’autres part avec toutes les directions et services contributeurs au bon fonctionnement du Grand Palais (ex : sûreté-sécurité incendie, maintenance bâtimentaire, billetterie ).

**La/le responsable de coordination opérationnelle des événements**, sous l’autorité du chef du service coordination opérationnelle des événements et des expositions, **prépare et planifie principalement l’accueil d’événements hors expositions au Grand Palais**. En tant que garant de la bonne tenue de ces manifestations dans les espaces du Grand Palais, elle/il est l’interlocuteur privilégié de l’organisateur (client événementiel professionnel ou non, interne ou externe) et assure la coordination générale avec l’ensemble des expertises Grand Palais nécessaires. Elle/Il établit des relations de qualité avec l’ensemble des interlocuteurs avec lesquels elle/il est amené-e à travailler, notamment la Direction du Patrimoine Immobilier (DPIS). Enfin, elle/il assure une veille opérationnelle des espaces du Grand Palais. En sa qualité de chef-fe de projets opérationnel, elle/il s’assure que l’ensemble des intervenants concernés (GrandPalaisRmn, prestataires, organisateurs) sont intégrés au projet et fournissent les prestations, actions, attendues.

**Mission**:
**PREPARER ET PLANIFIER L’ACCUEIL DES EVENEMENTS AU GRAND PALAIS ET PONCTUELLEMENT DES PRIVATISATIONS**
- Evaluer, en phase projet l’adaptation, au site et la cohérence générale du projet, en lien avec le service coordination technique des événements et des auditoriums et les directions concernées
- Organiser, planifier et participer aux réunions préparatoires à la tenue des événements
- Mettre en forme et définir, en lien avec les prestataires et le service administratif, la valorisation de l’ensemble des prestations fournies par la GrandPalaisRmn ou ses prestataires (sûreté-sécurité, prestations techniques bâtimentaires ) et en transmettre le coût estimatif aux interlocuteurs concernés dans le respect des délais, notamment pour permettre la bonne commercialisation des espaces
- Assurer les visites des espaces et les repérages, recommander des solutions (scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques )
- Proposer des prestations techniques annexes nécessaires à l'exploitation de l’espace
- Faire respecter les réglementations applicables, l’intégrité du lieu, et les accords contractuels des événements accueillis

**ASSURER LA COORDINATION GENERALE ET LA MOBILISATION DES RESSOURCES/EXPERTISES SPECIFIQUES AU GRAND PALAIS**
- Centraliser et mettre à jour le calendrier des événements dans l’outil de gestion et planification des espaces et, si nécessaire, dans l’outil de gestion des flux logistiques
- Être le référent opérationnel en interne des événements organisés par la GrandPalaisRmn et veiller à la bonne circulation de l’information entre les différents intervenants (prestataires, services ou directions)
- Rédiger en binôme avec le service coordination technique des événements et des auditoriums, en lien avec l’organisateur, le déroulé de l’événement et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées
- Coordonner avec la DPIS l’organisation et la gestion des files d’attente
- Communiquer en interne le calendrier de l’événement et s’assurer de la bonne coactivité avec les activités prévues dans d’autres espaces
- Garantir la bonne tenue des manifestations dans les espaces, Veiller à faire respecter les clauses du cahier des charges techniques et générales
- Organiser et participer aux débriefs de chaque manifestation et en faire le compte-rendu en faisant remonter le cas échéant les dysfonctionnements opérationnels

**EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES TECHNIQUE ET LOGISTIQUE PILOTER LA PRESTATION EXTERNALISEE DE REGIE D’ACCUEIL**:

- Participer à la rédaction du CCTP
- Préparer les commandes liées à l’activité de régie, contrôler les prestations en veillant au respect des clauses des contrats du prestataire et valider le service fait

**ASSURER UNE VEILLE OPERATIONNELLE**
- Proposer des aménagements souhaitables des espaces afin d’en optimiser l’accueil et l’exploitat