Adjoint Administratif

**Company**: Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.

Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.
**Mission**:
Au sein de l'institut de formation des professionnels soignants, le gestionnaire administratif assure deux missions principales sous la responsabilité directe de l'adjoint des cadres.
- Missions communes

Pour une promotion d’apprenants, constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques, suivi des absences, préparation et suivi administratif des contrats d’intervenants, enregistrement des variables de paye, dossiers de présentation aux diplômes d’État.
- Missions spécifiques

Gestion directe ou en suppléance de dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance: Point-Accueil par roulement, organisation des sélections et des instances, agenda du directeur, régie, relations avec les partenaires extérieurs

Les activités sont multiples au sein d'un institut qui accueille près de 400 apprenants

Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, le gestionnaire administratif est chargé d’assurer la gestion de dossiers et leur validation par la direction en collaboration avec l’équipe pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité à l’adjoint des cadres.

Le poste se répartit selon les activités suivantes:
1 - Gestion administrative d’une promotion (étudiants infirmiers ou élèves aide-soignants):

- Préparation des dossiers d’inscription, conformité du dossier administratif et médical
- Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel de gestion (FORMEIS) et classement
- Suivi des dossiers pédagogiques (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d’état) en coordination avec les formateurs et le directeur
- Suivi des situations particulières (Pôle Emploi/bourses d’études/employeurs/OPCO )
- Gestion administratitve des intervenants (convocations, contrats, dossiers de paye) et des lieux de stages (conventions, objectifs de stage, bilans )
- Suivi des présences/absences en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiantes
- Préparation des commissions d’attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation
- Participation aux rapports d’activités (ARS, Conseil Régional, GREF, DIRRECTE )

2 - Gestion commune du secrétariat:

- Accueil physique et téléphonique de l’IFPS par roulement au sein du Secrétariat
- Elaboration de documents et de dossiers avec classement informatique sur le réseau IFPS
- Participation aux réunions de secrétariat, événements institutionnels et ponctuellement aux réunions d’équipe d’année
- Gestion des salles en coordination avec les formateurs et l’intendance
- Organisation en binôme au sein du Secrétariat pour assistance mutuelle et remplacement en cas d’absence
- Encadrement des stagiaires administratifs par délégation de l’adjoint des cadres

3 - Gestion de dossiers spécifiques:
Chaque gestionnaire administratif est référent sur certains dossiers spécifiques en collaboration avec l’adjoint des cadres. La répartition des dossiers est évolutive en fonction des mobilités internes et externes:

- Préparation et suivi des sélections et de la pré-rentrée
- Préparation et suivi des instances de gouvernance de l’IFSI-IFAS
- Relations et réunions avec les partenaires extérieurs : GCS IFSI, universités, ARS, région Bretagne, DREETS
- Secrétariat des actions de formation continue dispensées par l’IFPS
- Participation à la démarche Qualité
- Secrétariat ponctuel du Cadre Supérieur de santé
- Régisseur suppléant

**Profile**:

- Qualification : diplôme dans les domaines de la gestion administrative (BAC - B.T.S.)

Expériences professionnelles diversifiées dans les domaines de l'accueil client et la gestion administrative

**APTITUDES - COMPÉTENCES**

SAVOIRS:

- Parfaite maitrise de la langue : orthographe, vocabula