Operations, Office

BioInnovation Labs (BioLabs), créée en 2009 et basée à Cambridge, Massachusetts est le premier réseau de co-working dédié au startups des sciences de la vie. Nous encourageons l’innovation pour faire de ce monde un monde meilleur en favorisant les interactions auprès des publics les plus brillants et les plus motivés. Grace au développement rapide de notre réseau international (11 sites aux USA et 3 en Europe), notre modèle basé sur la mise à disposition d’espaces de laboratoires collaboratifs a été spécialement conçu pour que des entrepreneurs scientifiques puissent tester, développer, croître et commercialiser leurs innovations de rupture. Chaque site fournit du support aux entrepreneurs en proposant des laboratoires premiums totalement équipés ainsi que des espaces de bureaux leur donnant accès à des investisseurs et à de grandes entreprises du domaine.

**Description du poste**

Sous l’autorité du directeur de site, le(la) **Operations, Office & Event Associate à BioLabs Saclay**, situé à Gif-sur-Yvette, sera responsable de la gestion administrative, des opérations (hors laboratoire) et de l’organisation d’évènements sur le site de Saclay. En relation avec l’équipe BioLabs, il(elle) offrira un service d’excellence à nos startups résidentes tout en ayant un esprit critique et proactif afin de développer la marque BioLabs sur le plateau de Saclay. Ce poste est une opportunité rare de soutenir le développement de jeunes entreprises prometteuses au travers de vos compétences opérationnelles.

**RESPONSIBILITES**
- Gérer la réception des intervenants sur le site, la distribution des colis, l’approvisionnement des différents services offerts aux résidents (café, snacks, imprimantes, etc...
- Fournir, aux résidents et à l’équipe BioLabs, un soutien opérationnel quotidien et une aide à la résolution de problèmes.
- Composer et mettre en page les différents supports visuels via la suite ADOBE (brochures, flyers pour les évènements, etc...).
- Organiser, planifier et budgéter les évènements du site ainsi que la participation de BioLabs aux évènements de la communauté du plateau de Saclay (y compris les évènements à l’initiative des sponsors).
- Accompagner la création, la coordination et la gestion du contenu des évènements.
- Présence sur place et gestion des incidents potentiels pour tous les évènements.
- Gestion et mise à jour des bases de données et listes de distribution du site.
- Mettre en œuvre, rédiger et gérer les newsletters et les campagnes marketing du site (MailChimps).
- Superviser la procédure d’accueil des nouveaux résidents et préparer les factures mensuelles (avec l’appui du directeur de site).
- Préparer et poster les contenus des media sociaux relatifs au site, accompagner la communication pour le compte des résidents et des sponsors.
- Accompagner le développement et l’organisation de la communauté du plateau de Saclay. Autres tâches assignees.
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**QUALIFICATIONS**
- Baccalauréat minimum et au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans les domaines concernés.
- Expérience démontrée dans la gestion des opérations courantes, l’organisation d’évènements et le service client.
- Expérience démontrée dans la création graphique et connaissance de la suite ADOBE.
- Expérience réussie dans un environnement de travail dynamique et exigeant.
- Grande capacité d’apprentissage de nouveaux outils digitaux.
- Excellente compétences de communication orale et écrite et interpersonnelle.
- Connaissance du pack OFFICE MICROSOFT (Excel, Outlook, Publisher, PowerPoint).
- Compétences linguistiques en anglais et en français.
- Capacité d’autonomie dans le travail.
- Doit être capable de soulever jusqu'à 25 livres et être capable de se tenir debout pendant plusieurs heures à la fois.
- Être disponible pour assister à des événements occasionnels en dehors des heures d'ouverture.
- En mesure de se déplacer dans d’autres sites BioLabs (en France et à l’international).