Assistant(E) D’accueil Des Chercheurs

Annexe 5

**FICHE DE POSTE / Intitulé du poste**:
**Site de Nancy Avenue de la Libération**

Date de la dernière mise à jour 02/09/22

Contexte de la dernière mise à jour Date de création 02/09/22

Numéro de version 2

**ETABLISSEMENT **:Université de Lorraine***
**SERVICE ou U.F.R. : Direction des Relations Internationales (DRIE), sous-direction de l’Accueil international**
**VILLE** : Nancy

**AFFECTATION MULTI-SITES**: OUI / NON (l’agent exerce son activité _a mínima_ sur 2 sites distincts)
Si oui, les citer : déplacements à Metz possibles

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Corps : ITRF
**Catégorie**: B
**Quotité de travail **(exprimée en % ) : 100 %

**Encadrement**:NON**

**Identité du responsable hiérarchique direct : Isabel Keller**
**Fonction du responsable hiérarchique direct : Directrice adjointe DRIE, en charge de l’Accueil International
**PRESENTATION GENERALE
**Description de la structure d’affectation**:
Le poste est basé à la Direction des Relations Internationales et Européennes (DRIE) de l’Université de Lorraine.
Cette direction centrale compte 3 sous-directions parmi lesquelles celle de l’Accueil international à laquelle le
poste est rattaché. La sous-direction Accueil international propose des services d’aide et d’accompagnement aux
les étudiants et chercheurs internationaux de l’Université de Lorraine.
Le service, composé de 7 personnes est réparti sur 2 sites, Nancy et Metz.
Sur chaque site 2 publics différents sont accueillis : les chercheurs et doctorants internationaux, et les étudiants
internationaux. La personne recrutée sera sous la responsabilité directe de la Coordinatrice Euraxess à Nancy.

**Description du poste**:
**L’assistant(e) d’accueil des chercheurs internationaux est chargé(e) de**:
Seconder la Coordinatrice Euraxess:

- dans l’analyse et la gestion des conventions d’accueil de chercheurs internationaux (vérification des

critères, mise en signature, transmission et archivage)
- dans l’accueil et l’information des doctorants et chercheurs internationaux pour préparer leur venue et

durant le séjour
- dans le développement de nouveaux projets (sessions d’information, supports de communication,)- Mettre en place et assurer l’accueil de chercheurs bénéficiant de l’accueil VIP (organiser le logement

temporaire, l’accueil de terrain et accompagnement dans les démarches), en collaboration avec la
gestionnaire administrative et financière et les laboratoires ou composantes.

**DETAIL DES MISSIONS ET ACTIVITES
**Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5):
**Mission 1 : Suivi des conventions d’accueil de chercheurs ou doctorants internationaux**
- Assurer le premier niveau de vérification des conventions d’accueil de chercheurs ou doctorants
- internationaux transmises par les laboratoires ou composante d’accueil,- préparer leur mise en signature,
- assurer leur transmission et leur archivage électronique après signature.

**Mission 2 : Accueillir et informer les doctorants et chercheurs internationaux**
- Informer les doctorants et chercheurs internationaux sur les formalités administratives en France

(notamment titre de séjour, Sécurité sociale, Caf,),
- Annexe 5- Répondre aux interrogations sur les situations particulières et le cas échéant contacter les organismes
- concernés- Alimenter et mettre à jour un fichier de suivi des dossiers problématiques en matière de titres de séjour

dans le cadre du relais avec la Préfecture.**
- Centraliser les demandes et vérifier leur adéquation avec les critères du programme,- Avec la gestionnaire financière, mettre en œuvre les réservations de logements correspondants
- Assurer un accueil à l’arrivée et/ou l’acheminement vers le logement à l’arrivée
- Accompagner les chercheurs dans leurs formalités (banque par exemple)
- Assurer le suivi qualitatif et statistique du programme

**Mission 4 : Contribution à l’activité en général de la sous-direction Accueil international**
- Aider à la mise à jour des documents d’information,
- Participer aux réunions d’information et à l’organisation d’évènements,
- Assurer la traduction de certains supports en langue anglaise,
- Etablir des éléments de statistiques réguliers relatifs aux missions du service (fréquentation, typologie).

**COMPETENCES LIEES AU POSTE
**Savoirs**:

- Très bonne maîtrise de l’anglais lu, écrit et parlé- Si possible, connaissance des démarches à effectuer par les doctorants et chercheurs internationaux
- Organisation et règles de fonctionnement de l'établissement
- Outils de bureautique, techniques de gestion administrative.
- Services publics ou privés liés à la vie pratique et culturelle locale

**Savoir-faire opérationnels**:

- Gérer et respecter la confidentialité des données (dossiers personnels, etc ).- Avoir le sens de l’organisation, rigueur dans la gestion des dossier