Responsable D'unite Administrative

**Missions et activités**: - La Région Auvergne Rhône-Alpes recrute un responsable d'unité administrative pour sa direction générale déléguées maîtrise d'ouvrage grands projets. - Au sein du service Appui et Ressources de la Délégation Maîtrise d'ouvrage-Grands projets, manager une unité administrative et prendre en charge certains dossiers. La Délégation Générale Déléguée est composée de 3 Directions et d'un service d'Appui-Ressources. Elle met en œuvre des projets d'infrastructures (routes, véloroutes, transports en commun en sites propres) et des projets de bâtiments spécifiques (musées ). Le Service Appui-Ressources pilote des missions d'appui à la conduite de projets: - procédures administratives (enquêtes publiques ) - acquisitions foncières - assistance projets (suivi financier, processus délibératif ) - gestion budgétaire - passation et exécution de marchés publics. Le Service Appui-Ressources est composé de 18 personnes réparties en 3 unités: - assistance administrative - achat / marchés - procédures et foncier. Sous la supervision du responsable du service Appui-Ressources, vous êtes chargé du management et de la coordination de l'unité "Administrative" composée de 4 agents: - 4 assistants(es) projets (catégorie B) - 1 secrétaire (catégorie C). Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers. Poste basé à Lyon - Activités principales 1. Manager une unité (assistants projets et secrétaire) - Animer les thématiques métier, homogénéiser les pratiques, partager les retours d’expérience, - Développer les compétences et les pratiques au sein de l’unité et au sein de la délégation - Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service, - Fixer les objectifs de chacun, - Piloter, suivre et contrôler les activités des agents, mettre à jour le logiciel de temps de travail - Assurer le reporting auprès des collaborateurs de l'unité et du responsable du service Appui-Ressources - Piloter le processus délibératif de la délégation Vous prenez aussi directement en charge certains dossiers. 2. Gestion des projets Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers: - Gérer le courrier des chefs de projet: - rédiger ou préparer les courriers, notes et rapports, assurer leur reproduction et leur diffusion, - scanner et classer les documents/courriers - Gérer les bons de commande - Assister les chefs de projets dans la gestion financière du projet et des marchés qui s'y rapportent (suivi des engagements, des paiements, tableau de bord de suivi financier des marchés ) - Assister les chefs de projets dans la gestion administrative des marchés, préparer les ordres de service - Apporter une assistance générale en fonction des actualités des projets dans différents domaines (communication, concertation ) **[...]**: - Assurer l’assistance à la rédaction des dossiers de demande de subvention/conventionnement - Sous la responsabilité des chefs de projet, suivre le processus d’achèvement des opérations, depuis les opérations préalables à la réception jusqu’à la levée complète des réserves et fin de la garantie de parfait achèvement: - créer si nécessaire et mettre à jour le tableau de bord de suivi de levée des réserves pour l’ensemble des marchés, - relancer le maître d’œuvre dans la levée des réserves - En cas de maîtrise d’ouvrage déléguée, assister les chefs de projets dans le suivi de la convention de mandat: - Assurer le suivi des documents à transmettre et transmis - Diffuser les documents nécessaires, après validation du chef de projet - Préparer le dossier de remise des ouvrages - Gérer les bons de commande - Participer au processus délibératif : planifier les instances de la Direction, rédiger des rapports et/ou des résumés, saisir les rapports dans le logiciel métier (e-delib ) **[...]**: - 3. Missions transversales Dans le cadre de la prise en charge de certains dossiers: - Assister les chargés de missions procédures et foncier dans la gestion de leur dossiers (montage de réunions, rédactions de conventions, d’actes juridiques, tableaux de bords de suivi (conventions, foncier ) - Assister le gestionnaire foncier dans la gestion de dossiers fonciers - Assister les juristes-marchés dans le suivi de l’exécution des marchés - Assister les directions dans la gestion administrative des marchés transversaux - Assurer l'interface avec la direction des Finances de la Région dans l'exécution financière des marchés publics - Intervenir sur les projets des autres assistantes en cas d'absence Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés au service Appui-Ressources. **Compétences et particularités du poste**: - Ø SAVOIRS et SAVOIR FAIRE - Ø Connaissances juridiques générales et marchés publics - Ø Connaissance de l’environnement professionnel des collectivités territoriales - Ø Savoir conseiller et accompagner les interlocuteurs internes et externes - Ø Connaissance du rôle de maître d’ouvrage, des procédures, de la con