Un.e Assistant-e Polyvalent-e

**DEMANDRE Recrutements** recherche pour une agence d’architecture parisienne **un-e assistant-e administratif-ve (h/f)**.

Ce cabinet pluridisciplinaire, d’une quinzaine de personnes, est situé dans le sud de Paris.

Il intervient principalement sur des projets **d’équipements publics (enseignement, sport), de logements collectifs et d’établissement médico-sociaux.**

Cette agence est réputée pour son expertise et la stabilité de ses équipes.

La personne recherchée sera **responsable de la gestion du secrétariat classique** de l’agence ainsi que son **suivi administratif**. Ce poste comporte quatre fonctions:

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- Le secrétariat courant et assistanat de direction **:_

Cet aspect concerne la gestion du **courrier de l’agence et des mails**, la gestion du **planning et des agendas**, les **prises de rendez-vous**, la tenue du **standard téléphonique et l’accueil physique** des visiteurs, la rédaction de **comptes-rendus de réunions**, la gestion des **réservations** (trains, avions, taxis, hôtels, restaurants, etc.).

Il-Elle intervient également dans l’**intendance générale de l’agence**: fournitures, interfaces avec les sous-traitants, avec les sociétés de maintenance et de nettoyage, classement et archivage des dossiers.
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- L’assistanat administratif **:_

Cet-te assistant-e s’occupe du **classement des notes de frais et factures **ainsi que de leur **dématérialisation régulière**. Elle **prépare et la transmet les pièces mensuelles destinées à l’expert-comptable**. L’ensemble de la comptabilité de l’agence étant externalisée, le suivi de la comptabilité générale se limite au classement intermédiaire des pièces comptables.

Il-Elle prend également en charge la **préparation du bilan prévisionnel**, la saisie des **déclarations de TVA**, la gestion des dossiers administratifs (URSSAF, etc.) avec le cabinet comptable.

Il-Elle gère les **déclarations d’activité de l’agence auprès de la MAF**, l’édition et l’envoi des **factures aux clients** ainsi que les **relances des factures impayées**.
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- Les ressources humaines **:_

Cet-te assistant-e **collecte les informations pour le traitement du volet social et RH par le comptable** (contrats de travail, paies, congés payés ou maladie, RTT, etc.). Le calcul et l’édition des fiches de paies sont ensuite gérés par le cabinet comptable.

Il-Elle tient à jour un **tableau des salariés** renseignant les montants des salaires, congés et dates des contrats.
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- La communication **:_

Cette personne intervient dans la recherche et **l’élaboration des dossiers de marchés publics**, ainsi que dans la **mise à jour du book de l’agence**. Elle gère aussi les relations presse.

Une **parfaite maîtrise du pack Office** est indispensable. Des **compétences sur In Design** sont un véritable atout.

Il sera très apprécié que cette personne ait un bon niveau en orthographe et de **bonnes capacités rédactionnelles**.

Enfin, une **personnalité rigoureuse et autonome** ainsi que le **sens de l’organisation et du service **sont des qualités nécessaires pour répondre aux exigences de ce poste.

Poste en CDI **basé à Paris**.

Prise de poste **dès que possible**.

Salaire entre **2500€b à 3500€b **suivant expérience.

Salaire : 2 500,00€ à 3 500,00€ par mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi

Type de contrat:

- CDI

Lieu du poste : Un seul lieu de travail