Standardiste - Secrétaire (H/F)

Sous la responsabilité du / de la Responsable territorial(e), l’Assistant(e) administratif(ive) d’accueil a pour mission d’encadrer toutes les tâches courantes nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme et de gérer le pôle accueil de la structure. Pour cela, il / elle va:
1) S’occuper de la gestion administrative et logistique générale de l’association - 20%

2) Prendre en charge la gestion logistique de son lieu de rattachement (en principe site principal BGE) - 20%

3) Appuyer les équipes et responsables dans la bonne conduire de leurs missions et dans l’amélioration constante de l’expérience client - 10%

4) Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers les interlocuteurs ou les services demandés (accueil téléphonique et physique) - 50%

**GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE**

**MISSION 1 : S’occuper de la gestion administrative de l’association**:

- S’occuper de la gestion du courrier entrant / sortant
- Contribuer au suivi des dossiers administratifs de l’association (formalités administratives, documents statutaires et juridiques internes, contrats avec des tiers, démarche qualité )
- Classer, archiver
- Vérifier, en lien avec le service RH et autres services, la qualité de l’affichage obligatoire en matière de sécurité et de RGPD, et enclencher les commandes signalétiques nécessaires le cas échéant
- Enregistrer les conventions, faire les relances et suivi du tableau

**MISSION 2 Assurer l’organisation logistique générale de l’association**:

- Contribuer activement à la bonne organisation générale des activités (gestion des plannings et réservations, envoi des convocations / invitations, transmission des informations internes )
- Gérer les achats de fournitures et autres consommables, sur la base des remontées des référents de sites
- Passer les commandes nécessaires et gérer les aspects logistiques en fonction des évènements (réservations des dates, des salles, des hébergements, du matériel nécessaire,)
- Tenir à jour le suivi du parc informatique (incluant les accessoires tels qu’écrans, souris, chargeurs ), et du parc téléphonique (incluant les accessoires tels que coques, chargeurs,)
- Recenser périodiquement les achats d’équipements (mobilier, informatique, téléphonique,), sur la base des remontées des référents de sites, afin de déterminer les besoins en renouvellement ou d’achat, puis solliciter les devis nécessaires et procéder aux commandes après validation par le responsable
- Assurer le relais vers les différents sites des équipements, achats, supports de communicationlivrés le cas échéant de façon centralisée sur le site principal du département
- Mettre en œuvre les process « Gestion des nouveaux arrivants » et « Gestion des départs », pour les parties qui lui incombent
- En cas de déménagement sur l’un des territoires d’intervention, établir le rétroplanning et suivre le bon déroulement des opérations, en lien avec le(la) référent(e) de site et le(la) responsable territorial

**MISSION 3 : Assurer la gestion logistique du site de rattachement**
- S’assurer de la propreté et du rangement des espaces, de façon permanente
- Contribuer à une « expérience client » qualitative : lieu agréable, accueil courtois, mise à disposition des documents
- Vérifier la qualité des services de nettoyage
- Suivre les stocks de fournitures et consommables
- Assurer le suivi du stock de badges et/ou clefs, de manière à réapprovisionner en cas de besoin
- Procéder à un état des lieux annuel des équipements, afin de déterminer les besoins de renouvellement ou d’achat
- Organiser l’évacuation du matériel usagé et des déchets
- Prendre en charge le suivi des dysfonctionnements techniques, notamment organiser l’intervention des techniciens si nécessaire, en lien avec le responsable
- Veiller à la tenue à jour du registre de sécurité du site, au fur et à mesure des interventions

**GESTION DES RELATIONS EXTERNES**

**MISSION 1 : Relations aux usagers**:

- Se charger de l’accueil sur site des personnes et de l’accueil téléphonique
- Assurer la gestion en temps réel de la boîte mail générique de l’association et de la messagerie téléphonique, avec transfert si nécessaire des messages aux collègues appropriés et messages d’absence dès que nécessaire
- Accueillir le public et veiller à la bonne tenue des lieux d’accueil
- Accueillir les partenaires de l’association (institutionnels, associatifs, privés), avec convivialité
- Renseigner sur l’offre de services BGE et la promouvoir
- Gérer les plannings de rdv de conseillers-formateurs et consultants
- Positionner les rendez-vous individuels, et assurer les relances nécessaires
- Procéder à l’envoi du mail « bienvenue chez BGE », avec transmission des accès MBV, pour tout nouvel usager ayant eu un positionnement de rdv individuel
- Gérer les inscriptions aux sess