Assistant Suivi Administratif Projet Chantier Grand

La Réunion des musées nationaux et du Grand Palais, recherche pour le pôle administratif de la Direction du Patrimoine Immobilier:
**Une assistante / Un assistant suivi administratif de gestion du projet du chantier Grand Palais en CDI**

**Le pôle administratif** est en charge de la synthèse des données administratifs, économiques et des risques du projet du Nouveau Grand Palais.

Il assure une mission globale de prévention des situations de blocages et contentieuses, et met en place, des mécanismes de protection en lien avec les services support de la Direction générale.

Le pôle administratif est composé de deux experts : un responsable d’activité en charge de la gestion économique et des risques d’une part, et un responsable d’activité en charge de l’exécution financière du projet, d’autre part.

**Missions principales**:
Sous l’autorité du responsable d’activité en charge de la gestion économique et des risques **l’ assistante / l’ assistant suivi administratif de gestion du projet du chantier Grand Palais **est au cœur des relations entre les 3 pôles de la DPI en permettant à chacun de bénéficier d’un appui sur les phases administratives inhérentes à la gestion d’une opération de travaux. La/le titulaire du poste assure principalement les missions suivantes:
**ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DU PROJET**:

- Classer les pièces notifiées du marché, puis intégrer les données contractuelles dans les différents tableaux de suivi,
- Organiser la mise à disposition des pièces nécessaires pour diffusion tant aux services supports qu’aux tiers partenaires (AMO, MOE )
- En phase de clôture, être en appui à la gestion administrative des actes liés à la réception des travaux notamment à travers le suivi du tableau des réserves prononcées au PV de réception, en vue de gérer la période de GPA (prolongation, levée de garantie, etc.),
- En lien avec la SDAJ, contribuer à la constitution des dossiers de fond pour alimenter les projets de réponses aux mémoires en réclamation.

**ACTUALISER L’ENSEMBLE DES OUTILS DE SUIVI DU CHANTIER**:

- Assurer le suivi quotidien et la gestion administrative des fiches de travaux modificatifs (FTM) et ordre de service (OS) et des courriers,
- Appui rédactionnel de synthèse de ce suivi pour diffusion des revues d’avancement dont la diffusion est hebdomadaire, à l’attention de la Maîtrise d’œuvre,
- Appui administratif d’aide à la rédaction de courriers : aide au recensement des informations auprès des chefs de projets (dates clés, contexte, mise en page), construction et alimentation d’une base de suivi des courriers échangés sur l’opération,
- Reporting des PME-TPE auprès de SOLIDEO, consolidation du tableau de suivi des intervenants sur le chantier,
- Administration de Bativigie pour la partie « enrôlement »

**ASSURER UNE MISSION D’ASSISTANAT AU PILOTAGE TRANSVERSE**:

- Classement et archivage des pièces d’exécution de marchés dans les emplacements réseaux dédiés, et contrôle de cohérence avec les logiciels applicatifs,
- Gestion des circuits de signature des OS et des FTM,
- Préparation ponctuelle de compte rendu de réunions structurantes,
- Préparation de l’extraction des informations pertinentes de la base de données, dans le cadre de la campagne mensuelle de mise à jour CFE (coût final estimé de l’opération), participation à la « consignation » des données d’actualité entrant dans le champ du CFE,
- Etre garant de la bonne circulation des informations au sein du pôle.

**Profil**

Titulaire d'un Bac+3 en gestion administrative, type DUT/BUT en gestion administrative**, **vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans une fonction similaire. Votre parcours vous a permis d'acquérir une parfaite maîtrise du suivi de gestion administrative, contractuelle et économique de marchés de travaux et de marchés publics Dynamique, organisé (e), et respectueux (se) des échéances, sachant rendre compte, vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse et êtes à l’aise pour concevoir et élaborer à l’aide des logiciels bureautiques classiques des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données,

Force de proposition pour toute action de productivité ou d'amélioration de l'existant, vous êtes attaché (e) à la qualité d'action, au dialogue et au développement du travail en équipe comme en réseau.

Vous maîtrisez les fonctionnalités des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel ), et les progiciels de gestion intégrée nécessaires à votre activité.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 31 200,00€ à 33 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi

Type de contrat:

- CDI

Formation:

- Bac +3 (Licence / Bachelor) (Exigé)

Expérience:

-