Coordinateur/trice Gestion de Projets

La/le Coordinatrice/teur Gestion de Projets évolue dans un service de la maintenance Infrastructure, elle/il est en contact fréquent avec l’ensemble des services maintenance Infrastructure FR et UK.

Elle/il assure l’interface avec le responsable de l’outil de gestion de projets pour les évolutions systèmes.

Elle/il est en contact avec les interlocuteurs de différentes divisions / équipes : managers, demandeurs ou Spécialistes Systèmes maintenance Infra.

Elle/il garantit la communication avec les différents services clients, mainteneurs et support.

Ses principales missions sont:

- S’assurer que les méthodologies et processus de gestion de projet de GetLink sont appliqués de manière cohérente et efficace sur tous les projets de maintenance Infrastructure (CAPEX/LSM).
- Contribuer au reporting et participe activement au suivi des projets avec les acteurs principaux de la maintenance infrastructure (ex : Managers, Resp. techniques, Spécialistes Systèmes ).
- Former, fournir des conseils et un soutien aux acteurs principaux de la maintenance afin de renforcer leurs compétences en matière de gestion de projet et leur adoption des méthodologies et processus en place.
- Veiller à ce qu’une communication et une collaboration efficace entre les équipes soit mises en place afin de partager une vision claire et cohérente des procédures et des exigences des processus du projet, des changements ou des améliorations, des expériences et du retour d’information sur les réussites.
- Préparer et participer systématiquement au comité d’affectation et de gestion du portefeuille de projets et, occasionnellement, aux comités de pilotage des projets, en apportant son assistance à l’organisation des projets et en veillant à ce que les projets s’alignent sur les procédures, les processus et respectent les engagements pris.
- Mettre en œuvre et assurer le contrôle de la conformité avec les processus afin de garantir les livrables et le résultat du projet.
- Préparer et organiser des séances de partage d’expérience avec les parties prenantes du projet afin d’identifier les possibilités d’amélioration des processus, des outils et des modèles dans le cadre de la gestion de projet, en vue d’accroître l’efficacité globale de l’organisation.

En lien avec l’outil de gestion des projets:

- Planifier, organiser le comité mensuel d’affectation des opportunités (ex :ECR), communiquer, enregistrer les décisions prises lors du Comité (affectations, validation, recherche, demande d’information complémentaire)
- Administrer le système de gestion projets, assurer l’intégrité du système, former l’ensemble des utilisateurs des différentes divisions (demandeurs, approbateurs, Spécialistes Système maintenance Infra) et assurer les accès en fonction des rôles à cet outil via le service informatique (MIS).
- Gérer en direct les changements d’accès en particulier pour les Approbateurs

En lien avec l’équipe de maintenance infrastructure et de ses activités propres:

- Assurer un support aux Spécialistes Systèmes pour des activités déléguées : réalisation de planning, de suivi financier, recherche et validation documents pour les modifications importantes.
- Assurer la diffusion d’un rapport trimestriel d’activités des projets gérés par la maintenance Infra pour les clients internes
- Renseigner les Systèmes Primaires impactés ou concernés par les modifications Techniques
- Maintenir l’interface Outil de gestion de projet/MMSW pour permettre le suivi du temps passé par les équipes maintenance Infra en support aux projets gérés par les Chefs de Projets Infra (penser à clôturer les WO pour les projets terminés et à mettre le code dédié à la place du budget générique, mis par défaut à la création du WO (ou des WO si modification applicable FR & UK)
- Gérer et organiser les réunions préparatoires aux exercices de révision budgétaire (réunion avec l’ensemble des Managers maintenance Infra et Responsable Technique, pour chaque secteur de maintenance Infra, France et UK) - gestion des actifs (fichier Plan stratégique qui regroupe l’ensemble des besoins CAPEX/LSM à la fois pour la maintenance Infra mais aussi les projets Infra / màj des priorités et commentaires associés, ainsi que le positionnement des budgets associés)
- Assure un suivi précis et rigoureux à une fréquence mensuelle pour le Capex maintenance Infra (en consolidant le cost-report fourni par Finance avec les demandes de budgets par les managers maintenance Infra Fr et UK (et suivi avancement des jalons principaux : FDL, Spécifications Techniques, Appel Offre et Réalisation)

Le profil & les compétences:

- Obtention d’un BTS / DUT ou équivalent disposant d’une expérience préalable en service méthode / projet
- Connaissances indispensables en gestion de projet
- Expérience acquise en service maintenance ou travaux neufs
- Nécessité d’avoir une facilité à communiquer avec des personnes en français et en anglais (bon niveau en Anglais est indispensable)
- Être ouvert.e aux changements et savoir t