Adjoint Administratif Direction Affaires Medicales

**À propos de nous**:
Etablissement dynamique, situé dans une région agréable, à proximité de l’océan et des Pyrénées, de l’Espagne et de grandes villes (Bordeaux, Bayonne, Biarritz, Pau et stations de ski)
Structure:
988 lits et places (367 MCO, 168 SSR, 64 PSY, 100 USLD, 255 EHPAD, 28 MAS)
2 112 ETP hors internes (155 ETP personnel médical, 1957 ETP personnels non médicaux)

**Mission**:
**MISSIONS DE LA FONCTION**:
Sous l’autorité de l’Attachée d’Administration Hospitalière chargée des affaires médicales, il participe au suivi de gestion des affaires médicales:
**1 - Gestion du temps de travail**:
Vérification périodique du remplissage des tableaux de service et de garde, relances auprès des services

Paramétrage du logiciel de gestion du temps de travail en lien avec l’éditeur

Exploitation des données:

- Production mensuelle des états nécessaires au traitement des éléments variables de paye
- Etablissement quadrimestriel et annuel des bilans de temps de travail, semestriels le cas échéant pour les internes
- Calcul du temps de travail additionnel quadrimestriel et production des états en vue de la paye
- Etablissement des fiches CET, diffusion, recueil des options, production des états pour transmission au service paye en vue de l’indemnisation suite expression des droits d’option, suivi et mise à jour des compteurs dans Médiane ; réalisation des contrôles de cohérence avec le service paye
- Etablissement des bilans en cas de départ pour préparation du solde de tout compte, transmission des états au service paye pour indemnisation
- Préparation des états en vue des réunions de la Commission d’Organisation de la Permanence des Soins
- ** 2 - Gestion de l’absentéisme**:
Réception et traitement des arrêts de travail:

- Saisie dans Médiane
- Information du service de la paye des impacts des absences sur la rémunération
- Production des attestations de situation
- Suivi des arrêts de travail, et identification des situations particulières
- Liens avec la médecine du travail pour l’organisation des visites de reprise
- Traitement des points gratuits IRCANTEC au-delà de 30 jours d’absence

Gestion des grèves:

- Diffusion des préavis
- Recensement des grévistes et transmission des états statistiques
- Préparation des assignations
- Production des états pour prise en compte en paye

Secrétariat divers, formalisation des procédures, classement et archivage propres à ce champ

Report des informations utiles sur le support de préparation de la paye

**3- Appui à l’intégration des praticiens en binôme avec l’adjoint administratif en charge du recrutement**:
**_ Recrutement :_**
- Toutes catégories de PM
- Annonces : rédaction, diffusion sur supports adaptés, organisation de la visibilité de l’établissement
- Information interne des recrutements, organisation de l’accueil (accès informatique, information des unités, )
- Internes:

- Aide à la gestion semestrielle des arrivées et départs d’internes
- Remplaçants:

- Volet logement : réservation, transmission et suivi
- Secrétariat divers, suppléance au classement et archivage propres à ce champ

**_ Constitution des dossiers :_**
- Création et mise à jour des dossiers individuels des praticiens (dossier papier et dossier informatisé)
- Rédaction, enregistrement, mise à signature et diffusion des contrats (y compris médecins libéraux à l’hôpital), conventions (avec clarification des avantages associés) et de leurs avenants
- Déclaration préalable à l’embauche
- Secrétariat divers, suppléance au classement et archivage propres à ce champ

**5 - Secrétariat divers**:

- secrétariat, formalisation des procédures, référencement GED, classement et archivage propres aux champs d’activité identifiés

**6- Continuité**:
Contribue à la continuité des activités par la suppléance de ses collègues adjoints administratifs aux affaires médicales en cas d’absence ou selon fluctuations de la charge de travail du service

**Profil**:
Savoir-être et compétences:

- Polyvalence et aptitude au travail en équipe
- Capacité d’adaptation
- Connaissances et appétences informatiques : maîtrise des outils Word et Excel
- Organisation, méthode, sens pratique et rigueur
- Sens de l’accueil et du service
- Diplomatie et discrétion
- Connaissance du domaine hospitalier et notions de paie sont un plus

Diplômes requis : Niveau Bac+2.

BTS Gestion de PME, BTS support à l’action managériale ou DUT GEA spécialité RH

Expérience dans la gestion du temps de travail appréciée.

Débutant accepté.