Adjoint Administratif Direction Affaires Medicales

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ADJOINT ADMINISTRATIF DIRECTION AFFAIRES MEDICALES

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Etablissement dynamique, situé dans une région agréable, à proximité de l'océan et des Pyrénées, de l'Espagne et de grandes villes (Bordeaux, Bayonne, Biarritz, Pau et stations de ski)
Structure:
988 lits et places (367 MCO, 168 SSR, 64 PSY, 100 USLD, 255 EHPAD, 28 MAS)
2 112 ETP hors internes (155 ETP personnel médical, 1957 ETP personnels non médicaux)
LE POSTE:
MISSIONS DE LA FONCTION:
Sous l'autorité de l'Attachée d'Administration Hospitalière chargée des affaires médicales, il participe au suivi de gestion des affaires médicales:
1 - Gestion du temps de travail:
Vérification périodique du remplissage des tableaux de service et de garde, relances auprès des services
Paramétrage du logiciel de gestion du temps de travail en lien avec l'éditeur
Exploitation des données:
Production mensuelle des états nécessaires au traitement des éléments variables de paye
Etablissement quadrimestriel et annuel des bilans de temps de travail, semestriels le cas échéant pour les internes
Calcul du temps de travail additionnel quadrimestriel et production des états en vue de la paye
Etablissement des fiches CET, diffusion, recueil des options, production des états pour transmission au service paye en vue de l'indemnisation suite expression des droits d'option, suivi et mise à jour des compteurs dans Médiane ; réalisation des contrôles de cohérence avec le service paye
Etablissement des bilans en cas de départ pour préparation du solde de tout compte, transmission des états au service paye pour indemnisation
Préparation des états en vue des réunions de la Commission d'Organisation de la Permanence des Soins
2 - Gestion de l'absentéisme:
Réception et traitement des arrêts de travail:
Saisie dans Médiane
Information du service de la paye des impacts des absences sur la rémunération
Production des attestations de situation
Suivi des arrêts de travail, et identification des situations particulières
Liens avec la médecine du travail pour l'organisation des visites de reprise
Traitement des points gratuits IRCANTEC au-delà de 30 jours d'absence
Gestion des grèves:
Diffusion des préavis
Recensement des grévistes et transmission des états statistiques
Préparation des assignations
Production des états pour prise en compte en paye
Secrétariat divers, formalisation des procédures, classement et archivage propres à ce champ
Report des informations utiles sur le support de préparation de la paye
3- Appui à l'intégration des praticiens en binôme avec l'adjoint administratif en charge du recrutement:
Recrutement:
Toutes catégories de PM
Annonces : rédaction, diffusion sur supports adaptés, organisation de la visibilité de l'établissement
Information interne des recrutements, organisation de l'accueil (accès informatique, information des unités,...)
Internes:
Aide à la gestion semestrielle des arrivées et départs d'internes
Remplaçants:
Volet logement : réservation, transmission et suivi
Secrétariat divers, suppléance au classement et archivage propres à ce champ
Constitution des dossiers:
Création et mise à jour des dossiers individuels des praticiens (dossier papier et dossier informatisé)
Rédaction, enregistrement, mise à signature et diffusion des contrats (y compris médecins libéraux à l'hôpital), conventions (avec clarification des avantages associés) et de leurs avenants
Déclaration préalable à l'embauche
Secrétariat divers, suppléance au classement et archivage propres à ce champ
5 - Secrétariat divers:
secrétariat, formalisation des procédures, référencement GED, classement et archivage propres aux champs d'activité identifiés
6- Continuité:
Contribue à la continuité des activités par la suppléance de ses collègues adjoints administratifs aux affaires médicales en cas d'absence ou selon fluctuations de la charge de travail du service
PROFIL RECHERCHÉ:
Savoir-être et compétences:
Polyvalence et aptitude au travail en équipe
Capacité d'adaptation
Connaissances et appétences informatiques : maîtrise des outils Word et Excel
Organisation, méthode, sens pratique et rigueur
Sens de l'accueil et du service
Diplomatie et discrétion
Connaissance du domaine hospitalier et notions de paie sont un plus
Diplômes requis : Niveau Bac+2.
BTS Gestion de PME, BTS support à l'action managériale ou DUT GEA spécialité RH
Expérience dans la gestion du temps de travail appréciée.
Débutant accepté.
RÉMUNÉRATION brut : 2180.00 / mois

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme ETCHEVERY JENNIFER

**ETABLISSEMENT**

Site Vincent de Paul
Boulevard Yves du Manoir BP 323
40107 Dax