Assistant(E) de Direction Generale

La Maison des Sapeurs-Pompiers de France (MSPF) est la structure associative qui centralise la gestion des ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des décisions et projets conduits par la Fédération Nationale des Sapeurs-Pompiers de France (285 000 adhérents) et de l’Œuvre des Pupilles Orphelins et Fonds d'Entraide des Sapeurs-Pompiers de France (reconnue d’utilité publique depuis 1928 et venant en aide à 1588 orphelins et 1053 familles de sapeurs-pompiers).

La Maison des Sapeurs-Pompiers de France propose un poste d’assistant(e) administrative.

**Missions**

Rattaché à la Direction générale des services, vous aurez pour mission de participer à l’ensemble des tâches administratives permettant le bon fonctionnement quotidien des activités

**Activités principales**
- Mettre en œuvre les missions administratives
- Mettre à jour des fichiers (contacts institutionnels et membres des commissions et groupes de travail)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des notes, trombinoscopes, courriers
- Suivre la mise en parapheur pour signature et le redispatche auprès des services
- Suivre et gérer les boîtes mails génériques
- Suivre et gérer les décès (rédaction des courriers de condoléances, rédaction et diffusion des avis de décès et d’obsèques, mise à jour de la stèle)
- Diffuser des messages d’informations au réseau sapeurs-pompiers de France
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant du cabinet et de la Direction générale des servies : scan, diffusion, archivage et mise sous pli
- Participer à la gestion de l’agenda commun des instances, en assurer la mise à jour et la diffusion
- Gérer l’organisation opérationnelle et logistique des instances
- Préparer et suivre les réunions de Comité Exécutif pour la FNSPF et l’ODP : relances, état des présences, émargement
- Préparer et suivre les réunions de Conseil d’administration pour la FNSPF et l’ODP : convocation, transmission ODJ et dossier de séance, préparation de power point, relances, état des présences, émargement, prise de notes
- Organiser les déplacements des membres des instances, des membres du cabinet de la direction générale des services (hébergement, transports, restauration)
- Apporter son soutien aux travaux des commissions ou groupe de travail
- Participer à l’organisation logistiques des réunions de commissions et groupes de travail (diffusion des convocation et ordres du jour, état des présences, relances)
- Apporter ponctuellement un soutien de rédaction, de mise en forme et de mise en signature auprès de quelques commissions
- Veiller à la mise en ligne sur l’extranet des comptes-rendus de commissions et groupes de travail
- Suivre les activités de l’APFR
- Suivi administratif (suivi de la boite mail, archivage, diffusion d’information au réseau APFR, mise à jour des fichiers, courrier ) ;
- Convocation des instances (CA, AG, Commission d’arbitrage)
- Préparation des réunions ; rédaction des comptes rendus ;
- Suivi comptable (enregistrement des factures, rapprochement bancaire ) ;
Relation avec les usagers (recensement des demandes, réponse aux questions par téléphone ou par mail,)

**Profil**

Diplômé(e) bac +4/5 administratif
Expérience professionnelle impérative, de 5 ans minimum, sur des fonctions similaires dans une fédération professionnelle ou une association nationale. La connaissance du monde politique et de ses rouages ou une première expérience en Cabinet serait un plus.

Vous savez faire preuve d’une grande rigueur et d’organisation mais également de méthode, d’intégrité et de confidentialité.

Maîtrise du Pack Office

Aisance relationnelle et rédactionnelle.

Sens du service.

**Conditions**

Tickets restaurant

Mutuelle et titre de transport pris en charge à 100% par l’employeur

Possibilité de télétravail

Compte épargne temps

Accords d’entreprise sur les conditions et le temps de travail (RTT).

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 34 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel