Assistant(E) Administratif(Ve)

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

Sous la hiérarchie du Chef de service administratif et financier, l’assistant de gestion administrative assiste le Directeur de la Protection Maternelle et Infantile et de la Promotion de la Santé (DPMIPS) et le Directeur adjoint en charge de la PMI et de la Planification Familiale, Médecin départemental de PMI, en lien étroit avec l’assistante de direction.

L’assistant de gestion administrative doit assurer le suivi de l’avancement des activités de son binôme en son absence.

A ce titre, vous êtes en charge de:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique,
- Gérer et organiser le travail quotidien, la prévision des congés et les absences pour assurer la continuité du service,
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, les réunions et instances
- Préparer les réunions (suivi logistique), et être garant du calendrier de préparation,
- Suivre et préparer des dossiers avant réunions et entretiens,
- Traiter et suivre le courrier ELISE
- Suivre les parapheurs
- Mise en forme de documents (Word, Excel, Powerpoint etc.)
- Suivi des projets de délibération de la direction en s'assurant du respect du rétroplanning, en centralisant les informations à son niveau, en veillant à une relecture des projets de délibération (orthographe, grammaire etc.)
- Assurer la transmission de documents ou d'information au sein des services de la direction concernée
- Organiser et structurer le classement des documents et dossiers de la direction concernée sur support papier ou support informatique, et s'inscrire dans une démarche de dématérialisation au sein de la Direction
- S'assurer de la bonne tenue et de l'actualisation des différents tableaux de bords et de suivi de la Direction
- Assurer l'interface entre la direction concernée et ses principaux interlocuteurs
- Tenir et mettre à jour la documentation de la Direction (suivi articles de presse, photocopies...)
- Suivi des fournitures
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Gestion de l’espace collaboratif
- Organisation de l’accueil des nouveaux arrivants
- Appui à la préparation logistique de journées professionnelles et d’information
- Suivi d’évènement et manifestation
- Suivi de tableaux de bord de la direction
- Référent classement et archivage de la Direction

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes:

- Connaissance des institutions, des collectivités territoriales et de leur environnement
- Connaissance des enjeux et les acteurs de la santé
- Connaissance des partenaires internes et externes de son domaine d’intervention
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Elise, I-dossier, Acte...)
- Maitrise des techniques de secrétariat

Vous êtes organisé(e) et savez travailler dans un contexte d'urgence. Vous êtes doté(e) d'une excellente qualité rédactionnelle et esprit de synthèse. Vous avez un certain sens des responsabilités et de l'initiative en faisant preuve d'adaptabilité. Enfin, vous avez le sens de l'écoute et du travail d'équipe tout en respectant une obligation de réserve.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS