Assistant(E) Medico-administratif

**ETABLISSEMENT : HOPITAL BICHAT - CLAUDE BERNARD**

**Direction**: Direction des finances **Adresse**: 46, rue Henri Huchard

**Service**: Service Social Hospitalier 75877 - PARIS Cedex 18

**Accès par**:
Métro : Porte de Saint Ouen (ligne 13/Tram T3b)

Autobus : PC, N° 81 (arrêt Porte de St Ouen)

N° 60 et 95 (arrêt Porte de Montmartre)

**PERSONNE A CONTACTER**

**Nom, Fonction : Mme GARDETTE - Encadrement SSH**

**Téléphone : 01.40.25.80.44 (Secrétariat)**

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Fonction : Assistante Médico-Administrative**

**Grade : Assistante Médico-administrative**
**Position dans la structure**:
** Liaisons hiérarchiques**:
Cadre supérieure du Service Social : Mme C. DESEIN

Responsable du Service Social : Mme M. GARDETTE

** Liaisons fonctionnelles**:
Equipe sociale, équipes médicales, services administratifs, patients, familles, établissements médicalisés,

Services administratifs, structures associatives et réseaux de soins extérieurs à l’hôpital

**Présentation du service et de l’équipe**:

- 1 Cadre socio-éducatif, 27 Assistantes Sociales, 3 Secrétaires

**POSTE A POURVOIR dès que possible**
**Horaires de travail**: 7h30. Temps plein : 9h30 /17h00

**Contrat**: CDI, Détachement, Mutation

**MISSIONS DU POSTE**

**Missions générales**:

- Collaborer avec les Assistantes Sociales à l'aide apportée aux personnes hospitalisées, aux consultants et à leur famille.
- Seconder les Assistantes Sociales dans toutes les tâches administratives : courriers (mise en forme, frappe, relecture, suggestions de corrections...), secrétariat téléphonique, vérification des ouvertures de droits, relancer si nécessaire les demandes de SSR (trajectoire)
- Faciliter la gestion du temps des Assistantes Sociales : suivi de dossiers etc
- Collaborer avec ses collègues secrétaires et assurer le remplacement pendant les vacances.

**Missions permanentes**:

- Assurer la continuité des liaisons téléphoniques internes et externes
- Analyser les appels et y répondre ; transcrire et transmettre avec célérité les appels
- Assurer la continuité des informations avec l’extérieur sur demande des Assistantes Sociales.
- Assurer l'acheminement du courrier : courrier simple, rapports sociaux, préparation courrier type, expédition, relance, dispatching du courrier reçu.
- Participer au suivi administratif des dossiers en lien avec les assistantes sociales
- Participer à l'organisation des sorties en lien avec les assistantes sociales
- Assurer les démarches internes et externes si nécessaire : aider à la recherche d'informations (documentation interne, internet, téléphone...),

**Missions ponctuelles ou spécifiques**:

- Gestion administrative du service : commandes hôtelières, gestion pour l’aide financière aux patients (tickets de métro, timbres, secours etc ) gestion du matériel (fax, photocopieur)
- Aider à la remise à jour de la documentation particulière de chaque Assistante Sociale.
- Rappeler si nécessaire aux Assistantes Sociales l’affichage de nouvelles notes ou circulaires.
- Envoyer par mail les notes les plus importantes aux Assistants Sociaux, en relation avec le Cadre.

**-**Assurer le secrétariat du Cadre ponctuellement : gestion de l’agenda, courriers administratifs, secrétariat téléphonique, participer à tous travaux d'études (frappe, relecture, suggestions de corrections...),

**Particularité**:
Secrétariat centralisé:

- Secrétaire de plusieurs Assistantes Sociales
- Hiérarchiser les priorités des demandes, organiser une répartition équitable du temps de secrétariat, faciliter la coopération et l’entraide entre Secrétaires, permettre la diversité du travail du fait des différentes tâches et fonctions diverses des Assistantes Sociales.
- Accueil téléphonique : savoir évaluer les appels : gérer l’urgence, les priorités, savoir rassurer les patients et les renseigner de façon exhaustive.
- Permanence d'un accueil du public des Permanences d'accès aux soins (PASS Maternité) : pré évaluation des situations sociales / recherche d'une couverture sociale
- Accueil ponctuel des patients adressés par le personnel de l'Hôpital ou les Assistantes Sociales : savoir gérer la demande et l'orienter, savoir transmettre les informations administratives.

**COMPETENCES REQUISES**

**Formation et/ou Qualifications**:

- BAC ou autres diplômes équivalents - Formation interne.

**Connaissances particulières et indispensables**:

- Connaissances théoriques : législation sociale, organisation hospitalière. Maitrise orthographe et grammaire.
- Connaissances techniques : très bonne maitrise des outils informatiques. (Orbis, Trajectoire, Outlook, Word,

Excel)
- Pratique de l’anglais appréciée

**Expérience professionnelle souhaitée**

**Qualités professionnelles**:

- Sens des responsabilités - Discrétion et réserve vis-à-vis du secret professionnel - Respect du travail.
- Capacité de négociation - Diplomatie - Gestion de l'urgence.
- Facilité d'adaptation - Ordre et méthode - Esprit d’équipe - Sens de l’organisation
- Intérêt pour