Assistant en Ressources Humaines

**OBJET et DOMAINE D’APPLICATION**:
Ce document **décrit les missions et activités** principales du poste d’assistant(e) Ressources Humaines. Il s’adresse à toute personne occupant cette fonction au sein de la Résidence La Providence.

**REGLEMENTATION**:
Convention Collective Nationale FEHAP 1951

Coefficient : 439 - Assistant Administratif

**CONTENU**:
**MISSION**

Sous la responsabilité du directeur de l’établissement et des services, le titulaire du poste coordonne la gestion des temps de travail avec les responsables des différents services.

Il valide les temps de travail, effectue les reportings pour l’élaboration de la paie, et le contrôle de celle-ci.

Il est responsable du bon déroulé du Plan de formation (organisation, remboursement), et s’assure du suivi des arrêts maladies.

**RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES**

Le titulaire du poste est placé sous l’autorité hiérarchique directe du directeur de l’établissement et des services.

Il est en relation fonctionnelle avec les services des ressources Humaines de l’Association Monsieur Vincent et avec le Responsable Administratif & Financier de l’établissement

**PROFIL**
- **Diplôme : niveau bac + 2, bac +3 requis en gestion des ressources humaines, gestionnaires paie, droit social, ou diplôme si rattachant.**_
- **Expérience de cinq ans requise dans la gestion des ressources humaines **_
- **Compétences techniques**_

Savoirs théoriques et pratiques solides dans les domaines des Ressources Humaines

Connaissance des Logiciels Cegid HRU & Octime

Maîtrise pack Office
- **Qualités requises**_

Rigueur, autonomie, organisation et discrétion professionnelle

Esprit d’initiative

Sens de l’accueil et de l’écoute

Capacité à travailler en équipe

Sens de la hiérarchie

Disponibilité, motivation et dynamisme,

Sens des priorités,

Polyvalence
- **Spécificités du poste**_

La réalisation du contrôle de la paie, nécessite d’adapter sa prise de congés au nécessité du service.

**FONCTIONS**

**1- Gestion administrative du personnel**:

- Entrée administrative du salarié:

- Récupération l’ensemble des documents demandés à l’embauche
- Réalisation DPAE
- Rédaction des contrats selon modèle de l’Association Monsieur Vincent
- Affiliation Mutuelle et Prévoyance
- Création des fiches salarié sur les SIRH
- Création des dossiers salariés et mise à jour régulière. (Papier et SIRH)
- Sortie du personnel, mise en place de la portabilité de prévoyance, de mutuelle et aux restitutions de matériel.

**2 - Gestion des temps de Travail**:

- Génération des trames de planning mensuel avec le logiciel Octime
- Planification dès le mois de mars des plannings d’été.
- Affichage mensuel du planning et de sa mise à jour.
- Gestion des absences avec le responsable de service concerné
- Positionnement de l’absence sur le planning
- Choix du remplaçant avec le responsable du service au besoin
- Contact du remplaçant et/ou de l’agence d’intérim (Médicoop)
- Mise à jour du planning
- Interlocuteur privilégié de Médicoop (agence d’intérim coopérative) pour la gestion des intérimaires.
- Appel à médicoop
- Passage des ordres d’intervention en ligne
- Validation des heures effectuées
- Vérification et validation des factures Médicoop
- L’assistant RH pourra être amené dans le processus de recrutement à réaliser des entretiens sur demande du Directeur de l’établissement et des services.

**3 - Préparation et contrôle du processus de paie**:

- Contrôle et validation des plannings réalisés
- Transmission des arrêts en temps réel au service paie
- Transmission des variables de paie au service paie, et des données spécifiques à l’entrée et la sortie de salariés
- Vérification et validation des bulletins
- Validation des documents de fin de contrat (AED, Solde de tout compte, certificat de travail)
- Transmission des bulletins de paie au salarié et des feuilles d’émargements.

**4 - Gestion des arrêts et formations**:

- Le service paie une fois l’arrêt reçu effectuera la DSN arrêt de travail, cependant il appartient à l’assistant RH de vérifier le bon versement des IJSS, et d’en réaliser un suivi.
- Réalisation de l’ouverture des dossiers de remboursement des arrêts auprès de la prévoyance.
- Suivi des remboursements de prévoyance
- L’assistant RH participe à l’élaboration et au suivi du Plan de formation de l’établissement
- Recherche de formation, demande de devis
- Organisation logistique des formations (hôtel, trains, )
- Réalisation des demandes de prise en charges et de remboursement auprès de l’Opco. (S’assurer de la bonne valorisation des frais de personnem)
- Suivi des demandes de prise en charges, jusqu’à l’effectivité du remboursement
- Suivi des formations par salariés en pluriannuel

**5 - Autres missions**:

- Participation à l’écriture de fiche de poste, d’annonce