Assistant de Direction Cabinet Et Communication

**Missions**:
LA MISSION DU CABINET:
Le Cabinet accompagne le Président, les conseillers départementaux, les élus, les services du Département du Rhône. Véritable facilitateur, il veille à l’image de la collectivité à travers l’organisation d’évènements et la gestion des représentations.
Au sein du Cabinet et en lien avec le service de la communication, nous recherchons notre futur assistant de direction. Véritable relais et appui managérial, vous occupez un posté clé en apportant une aide quotidienne à l’équipe en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.

VOTRE FUTURE ÉQUIPE:
L’équipe est composée d’une quinzaine de collaborateurs avec qui vous êtes amené à travailler au quotidien et sous la responsabilité du chef de Cabinet.
Vous travaillez en transverse avec les élus, le bureau du protocole et le service de la communication.

VOS MISSIONS:

- o Vous assurez les missions opérationnelles du Cabinet et de la Communication
- Réaliser l’interface entre le chef de Cabinet et les autres directions/services et les partenaires extérieurs
- Garantir le suivi des agendas et le calendrier des différents évènements
- Gérer les stocks d’objets du service de la communication
- Rédiger les courriers de notifications et courriers du Président
- Gérer les dotations du cabinet et les subventions d’envergure locale du Président
- o Vous préparez et supervisez les différentes réunions des collaborateurs du service
- Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
- Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
- Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de direction
- Réaliser des recherches documentaires diverses
- Assurer la prise de notes et la réalisation des comptes rendus
- o Vous garantissez le suivi des dossiers et coordonnez les activités de la direction
- Assurer le suivi des dossiers, projets et activités des services (respect procédures, vérification, respect des délais)
- Assurer le traitement du courrier, le suivi des absences et déplacements
- Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes
- Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement
- Réaliser, saisir et mettre à jour les bases de données, tableaux de bord
- Assurer la diffusion des communications et des informations
- Être référent sur certaines thématiques (commandes de fournitures pour la Direction, référent informatique et archivage )

**Profil**:
VOTRE PROFIL:

- Disposez-vous de bonnes qualités rédactionnelles et organisationnelles ?
- Disposez-vous du sens de la discrétion et de la diplomatie ?
- Avez-vous le goût du contact humain et du travail en équipe ?
- Avez-vous l’esprit d’initiative ? Vous pourrez être force de proposition
- Êtes-vous en capacité de vous adapter à de nouvelles situations et demandes ?

Vous avez une expérience dans le domaine de l’assistanat de direction.

VOTRE BOITE À OUTILS:
L’outil informatique n’a pas de secret pour vous (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
Les logiciels métier vous sont coutumiers. Nous utilisons Kolok, Pos actes
Vous disposez de connaissances sur l’environnement territorial et l’institution Département.

ET SINONQUELQUES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
- Temps plein
Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle
Rémunération en fonction des grilles indiciaires territoriales de la fonction publique
Télétravail possible
Carte restaurant pris en charge à 60%
Droit RTT en fonction de la formule de temps
Prestations sociales et culturelles
Prise en charge de 50% du coût du transport