Assistant-e de Direction Temporaire Chef-fe Du PÔle Secrétariat de La Communication 77

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles ), la **Région Bretagne** emploie sur l’ensemble de son territoire plus de **4000 collaborateurs.trices** exerçant de **multiples métiers**, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des **valeurs fondamentales** comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive

La Région élabore des politiques publiques structurantes pour la Bretagne et des schémas et stratégies qu'il lui appartient
ensuite de porter dans la durée, d'expliquer et de faire connaître aux différentes cibles.
Au sein des services régionaux, et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services, la Direction de la
Communication s'est vu confier l'information des citoyens, la promotion des politiques publiques, l'animation des démarches
de promotion de la qualité de la relation aux citoyens et les démarches de citoyenneté
La Direction de la Communication (DIRCOM) contribue à la définition de la stratégie de communication de la Région et la met
en œuvre.
L’assistant-e de direction, chef-fe du pôle secrétariat de la communication apporte une aide permanente au Directeur de la
Communication dans la conduite de ses missions.
L’assistant-e de direction /chef-fe du pôle secrétariat de la communication assure le bon fonctionnement de la vie de la Direction
en lien avec les personnes assurant des fonctions de secrétariat et d’assistance dans les services de la Direction

**Missions**
**Missions principales**
Assurer des missions d’appui à l'organisation de la Direction
Organisation de la vie professionnelle du Directeur de la Communication et de son adjoint.e:
Organiser l’agenda, monter des réunions pilotées par la Direction, prendre et accorder les rendez-vous en tenant
compte des priorités
Cibler les informations urgentes et importantes et transmettre les messages
Organiser et gérer les déplacements et les frais de mission
Préparer et suivre le planning de congés de la direction
Assurer un appui à la mise en place de procédures internes
Participer aux réunions du comité de direction et rédiger le compte-rendu
Rédiger, mettre en forme des courriers, notes, documents

Assurer le suivi du courrier mis en signature
Organiser le classement et l’archivage des dossiers physiques et informatiques
Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre les budgets fonctionnels de la DIRCOM (restauration et fournitures)
Valoriser et utiliser l’information qui transite par le secrétariat de la direction
Coordonner l’accueil physique, téléphonique et courrier de la direction:
➔ Accueil physique et téléphonique:
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner et orienter les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Assurer et organiser l’accueil physique des visiteurs
➔ Courrier physique [entrant et sortant]
Récupérer, trier, et orienter après visa de la direction
Assurer le suivi sur le logiciel Ariane
Centraliser et vérifier le contenus des parafeurs [circuit des courriers mis en signature]
Gérer le circuit de signature électronique des documents [i-parafeur]
➔ Courrier électronique:
apportant la réponse adéquate
- Traiter les courriels issus du formulaire de contact du site bretagne.bzh en y apportant une réponse ou en
redirigeant vers la direction compétente en charge de la réponse
Gestion et suivi des sollicitations - dans l’outil dédié Teams
Procédure interne visant à solliciter l'autorisation à lancer une action de communication avant son commencement et
à valider les livrables):
Recevoir les demandes via le formulaire de sollicitation
Enregistrer la carte dans Planner Dircom
Orienter les projets vers les services concernés de la Direction
Assurer le suivi tout le long de la procédure
Bureau des Projets
Préparer et participer aux réunions de pré-cadrage
- Suivi des cartes Planner Dircom
- Préparation des CODIR Dircom
- Préparation des projets à valider/arbitrer
- Relance et veille sur les délais de réponse
Gestion des projets dans Project Monitor (logiciel de pilotage des projets : planification, suivi)
- Création de la fiche projet dans l’outil
- Création revue de projets pour passage en CODIR
- Clôture des projets
Pilotage des activités
- Saisir ses activités et les planifier dans l’outil Project Monitor
Information dans les accueils de site / Procédure Présentoirs dans les accueils:
Organiser et participer aux réunions mensuelles
Élaborer la fiche mensuel