Assistant(e) des activités médicales

Assistant des activités médicales (H/F)

à temps complet

Fonctionnaire détaché ou mis à disposition ou contractuel en CDI

Poste à pourvoir à compter du 1er mars 2026

L'établissement

L'Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l'Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L'Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d'organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l'embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l'embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d'encadrement et d'expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L'Agence accueille 266 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d'agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L'Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement et missions générales du poste

La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.

Le service régional du Grand Ouest, service essentiel de l'Agence qui relève de la direction du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus (DPGOT), contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus et en assure la mise en œuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional.

Il assure une activité de régulation H24.

Dans ce cadre, l'assistant(e) des activités médicales aura pour missions :

· La gestion du secrétariat du manager responsable de l'équipe ;

· La gestion des activités administratives du service ;

· La prise en charge au sein du Secrétariat Régional de la gestion des dossiers donneurs décédés ;

· La gestion des évènements indésirables en lien avec le médecin référent vigilant : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons ;

· La prise en charge du secrétariat d'un réseaude prélèvement en collaboration avec un binôme médecin – cadre infirmier animateur de réseau ;

· La gestion des plannings d'astreintes de régulation pour les cadres infirmiers animateurs des réseaux et le médecin de la direction du prélèvement et des greffes d'organes et de tissus de niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants ;

· La transmission de l'information.

Missions principales

L'assistante des activités médicales :

· Prend en charge, la gestion du secrétariat du manager responsable de l'équipe, en collaboration avec les autres assistantes du service

· Prend en charge, la gestion des activités administratives du service en collaboration avec les autres assistantes du service :

• Assurer la gestion de la réception des mails

• Organiser les réunions institutionnelles Agence régionale de santé (ARS), directions hospitalières)

• Organiser des réunions du service

• Organiser la réunion des centres hospitaliers prélèvements organes tissus (CHPOT)

• Participer aux différents pôles constituant le service régional avec les autres membres de l'équipe

· Prend en charge, au sein du Secrétariat Régional, la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane :

• Assurer le suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal (outil interne) et sur les espaces dédiés

• Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal

• Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier prélèvement d'organes et des tissus (PMOT)

• Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats

· Gère des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons :

• Traitement des résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation via l'application Cristal Green, avec envoi aux équipes de greffe

• Saisir les éléments via l'outil Cristal Green, en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe

· Prend en charge le secrétariat d'un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin – cadre infirmier animateur de réseau :

• Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels

• Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement

• Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d'accès au portail de l'Agence de la biomédecine

• Assurer le suivi et l'archivage documentaire du réseau

• Participer à des réunions en région (déplacements possibles), y compris hors grand ouest

· Prend en charge la gestion courante du secrétariat

· Gère les plannings d'astreintes de régulation pour les Cades infirmiers animateurs des réseaux et Médecin de la direction du prélèvement et des greffes d'organes et de tissus de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants

· Participe aux groupes de travail dont le groupe de travail Secrétariat

Relations fonctionnelles

L'assistant(e) des activités médicales sera en relation étroite :

· En interne, avec les Services Régionaux, la Plateforme Nationale de Répartition des Greffons (PNRG), le secrétariat de la DPGOT,

· En externe, avec l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste

• Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés)
• Respect de l'anonymat des dossiers,
• Horaires à organiser au sein du secrétariat.

Connaissances, compétences et aptitudes

Le profil recherché possède idéalement une formation de type BTS Assistante Médicale, ainsi qu'une expérience préalable dans le domaine médical.

Il maîtrise les outils informatiques tels que Word, Excel, Outlook et Internet, et sa connaissance du secteur hospitalier constitue un atout apprécié. Il dispose d'une bonne aptitude à comprendre et utiliser la terminologie médicale, fait preuve d'une grande capacité d'adaptation, sait gérer les priorités et respecter les échéances.

Doté d'excellentes qualités relationnelles, il apprécie le travail en équipe et le partage de l'information. Il démontre également un sens aigu de l'organisation, de la rigueur et de la méthode, ainsi qu'un esprit d'initiative.

Enfin, il se distingue par sa polyvalence, sa disponibilité, sa confidentialité et son strict respect du secret médical.

Modalités de candidature

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu'une lettre de motivation de préférence par mèl :

DRH/2025-DPGOT-SR-GO-AAM-RNG

A l'issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d'intérêts. La déclaration d'intérêts est une déclaration sur l'honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l'Agence de la biomédecine.

Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

Travailler à l'Agence de la biomédecine, quel que soit son poste, c'est intégrer la chaîne de soins au service des patients

R e j o i g n e z - n o u s

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 21 739,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• assistanat médical: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel