Assistante/assistant Chargé(E) D’evenementiel

22 janvier 2025
Stage
6 mois
Localisation
Coordinates of this location not found
75012 Paris, Île-de-France
A propos
GrandPalaisRmn est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la tutelle du Ministère de la Culture. Célèbre monument historique, le Grand Palais en est la vitrine emblématique, en plein cœur de Paris. Fermé depuis quatre ans, le Grand Palais rouvre partiellement en septembre 2024 avec une programmation evenementielle.
Grand opérateur du secteur culturel, GrandPalaisRmn, a pour principales missions l’organisation d’expositions, l’acquisition d’œuvres d’art, la production et la commercialisation de produits éditoriaux et dérivés. L’établissement (950 salariés) rassemble une diversité de métiers et de savoir-faire liés à ses missions de service public pour certaines et dans le secteur concurrentiel pour d’autres.
GrandPalaisRmn est engagé, depuis de nombreuses années, dans une démarche d’amélioration continue en matière de lutte contre les discriminations, de promotion de la diversité et de l’égalité professionnelle. Elle a obtenu, en 2018, les labels Diversité et Egalité professionnelle.
Dans le cadre des expositions, nous collaborons avec des partenaires médias pour offrir des expériences exclusives via des privatisations.
Votre mission
Sous la responsabilité de la cheffe du Département Presse et Promotion, et de la Responsable de Promotion et coordination, vous aurez pour missions de:
1/ Coordination des privatisations
- Assurer le lien avec les partenaires médias et hors médias pour définir leurs besoins spécifiques (visites privées, cocktail, petit déjeuner, soirée, conférences etc.)
- Collaborer avec les équipes internes (sécurité, responsables et chargé(e)s d’exploitation, logistique, chargées de communication etc.) pour garantir la faisabilité et la qualité des événements.
- Préparer et mettre à jour les plannings d’occupation des espaces

2/ Gestion opérationnelle des événements
- Superviser l’installation et le bon déroulement des visites de repérage et privatisations (accueil du partenaire, accueil des invités, respect des timings etc.)
- Coordonner les prestataires (traiteurs, régisseurs, conférenciers, agences de décoration etc.)
- Garantir le respect des consignes de sécurité et du règlement interne du Grand Palais.
- Présence aux événements pour accueillir les invités du partenaire, être aux côtés des hôtesses et parer aux imprévus pendant les événements.

3/ Communication et suivi
- Rédiger les documents nécessaires / envoyer les éléments au partenaire (images, photos, crédits photos, légendes pour les invitations, feuille de route, déroulé etc.)
- Assurer le suivi administratif des privatisations (contrats, facturation, autorisation etc.) auprès de la direction concernée
- Réaliser des bilans post événement et proposer des axes d’amélioration.

4/ Assistanat général
Le profil idéal
Actuellement à la recherche d’un stage à temps plein de 6 mois entre avril / mai et septembre / octobre 2025, vous préparez une formation de niveau Bac +3/4/5 en École spécialisée ou Université dans le domaine de la communication, de l’événementiel, des relations publiques
**Compétences requises**:

- Très bon relationnel
- Organisation et Rigueur
- Réactivité et adaptation
- Polyvalence
- Sens du détail
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques Pack office, Word et Excel

**Atout**:
Connaissance de l’environnement culturel et artistique
Attrait pour l’événementiel et la gestion de partenariats
**Conditions**:
**Indemnité de stage**: selon les dispositions légales en vigueur
**Avantages**: carte restaurant, prise en charge des transports à 70%
**Horaires**: disponibilité en matinée ou soirée lors des privatisations prévues.