Assistant(E) D'agence

Date
- 16-12-2024
- Contrat
- CDI
- Localisation
- Midi-Pyrénées (31)
TOULOUSE
- Statut
- Agent de maîtrise

**Missions principales**:
Fondé en 1985, Chronopost est le spécialiste français de la livraison express de colis jusqu'à 30 kg, aux entreprises comme aux particuliers, partout dans le monde. Société anonyme simplifiée à 100% de GeoPost (Groupe La Poste), Chronopost s'appuie en France sur un réseau constitué de 100 sites opérationnels dont 12 hubs. Chronopost livre 230 pays et territoires dans le monde et emploie aujourd'hui plus de 5 000 collaborateurs.
Chronopost favorise la diversité et l'inclusion professionnelle. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Rattaché(e) à la Chef d’agence ,vous prenez en charge l'assistanat administratif et RH de l’agence et êtes l’interlocuteur (-trice) privilégié(e) des collaborateurs de l’agence et des différents prestataires externes (partenaires, fournisseurs ).Vous avez un rôle de facilitateur (-trice) au quotidien.
- **Communication**:

- Vous traitez et transmettez les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe.
- Vous diffusez de l’information en interne.
- Vous planifiez et organisez des opérations de communication, des manifestations évènementielles.
- **Gestion des RH**:

- Vous réalisez le suivi administratif des dossiers du personnel, de l’entrée à la sortie du salarié
- Vous gérez les demandes de recrutement, leur suivi.
- Vous êtes en charge de la gestion des formations et de la saisie dans la base RH.
- Vous transmettez les éléments variables et administratifs aux différents services (paie, comptabilité).
- Vous êtes en charge de la gestion et du suivi de l’intérim.
- Vous êtes en charge d’organiser les réunions DP et CHSCT et du suivi des heures de délégation.
- Vous distribuez les titres restaurant et la participation CE.
- Vous êtes en charge du reporting RH auprès du RRH.
- **Gestion de fonctionnement**:

- Vous établissez les notes de frais du/des responsable(s) et validez les notes de frais pour les membres de l’équipe.
- Vous gérez le suivi des parapheurs et vérifiez les courriers/documents/contrats mis à la signature.
- Vous établissez des tableaux de bord pour le suivi de l’activité et les mettez à jour
- Vous établissez les bons de commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifiez la conformité des livraisons.
- Vous validez les factures en conformité avec les bons de commandes établis.
- Vous organisez et suivez les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique, informatique, téléphonie.
- Vous gérez le parc informatique/véhicule/téléphonie.
- **Secrétariat**:

- Vous gérez l’agenda du ou des responsables.
- Vous filtrez des appels téléphoniques.
- Vous traitez du courrier, gérez des messages électroniques.
- Vous organisez les déplacements du/des responsable(s) et des membres de l’équipe.
- Vous préparez des ordres du jour, établissez des comptes rendus lors des réunions et suivi des actions.
- Vous préparez et organisez les réunions (envoi des convocations/invitations, préparation des dossiers, réservation de salles)
- Vous concevez et mettez en forme des présentations, courriers, rapports, notes
- Vous procédez à l’archivage, au classement des documents.
- Les missions précitées ne sont pas exhaustives et restent évolutives_
- ** Autres Caractéristiques**:
De plus les Assistant(e)s d’agence ont les spécificités suivantes:
Vous êtes le référent handicap de votre site.

Vous gérez l’administratif lié à la sous-traitance.

Vous suivez et organisez les actions Great Place to Work.

**Profil recherché**:
Vous avez de l'expérience dans l'assistanat auprès d'une équipe ou d'un(e) directeur (trice). Vous avez des capacités d'organisation, de gestion des priorités. Vous avez le sens de l'échange et du service et faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Disposant de qualités d'écoute, d'une grande réactivité et efficacité, vous êtes rigoureux (se), organisé(e), et discret(e). Vous possédez une bonne maîtrise des outils bureautiques.

Un excellent niveau d'orthographe et syntaxe est impératif.