Secrétaire en Ehpad

**Société**:
Thonon-Les-Bains en Haute-Savoie est une ville thermale au bord du lac Léman, idéale pour les amoureux de nature et de montagne.

La ville fait partie de l'agglomération urbaine transfrontalière du Grand Genève et possède un grand dynamisme économique et culturel.

Les Hôpitaux du Léman prennent en charge la population du Chablais : 136 000 habitants qui double été comme hiver avec notamment les domaines des Portes du Soleil. Ils disposent d'une palette complète d'activité en Médecine, Chirurgie, Gériatrie.

Ils ont une unité de réanimation de 8 lits, une maternité de niveau 2A avec son service de néonatologie.

Son service d'urgences dispose d'un SMUR et réalise plus de 40 000 passages annuels. Plus de 1700 personnes dont 170 médecins et internes contribuent chaque année à la prise en charge de 36 000 patients hospitalisés dans les différentes unités de soins et d'hébergement pour les personnes âgées (717 lits et places).

Pour rappel : pass vaccinal et vaccin Hépatite B obligatoires pour les ASH travaillant à l'hôpital.

**Les Hôpitaux du Léman recherchent un(e) secrétaire à l'EHPAD La Prairie, à 100%. CDD de 6 mois avec évolution en CDI. Poste à pourvoir dès que possible.**

**Mission**:
**Définition du poste**

Le secrétaire en EHPAD assure l’accueil téléphonique et physique des résidents et leurs familles, la gestion administrative des admissions en EHPAD, et la facturation des séjours des résidents.

Il assure la gestion administrative du Conseil de la Vie Sociale, traite et organise l’ensemble des informations administratives, les relations internes et externes de l’EHPAD.

Il est l’interlocuteur direct des résidents, des familles et des représentants légaux pour tous les actes relatifs au séjour dans l’EHPAD.

**Missions générales**:

- Accueil téléphonique et physique
- Participe à la dynamique de la procédure d’admission des nouveaux résidents : participation aux Commissions d’Admission, entretiens de pré-admissions et informations diverses, création des dossiers informatiques relatifs au séjour.
- Gère la facturation des séjours des résidents et met en place des mesures afin de limiter le contentieux : demandes d’aides (Aide Sociale, Allocations Logement, etc.), prélèvement automatique, surveillance mensuelle des impayés, traçabilité des relances,
- Gère les dossiers individuels des résidents.
- Gère l’instance du CVS : élections, compte rendu, envoi convocation, tableau de suivi des affaires en cours.
- Participe à la mise en œuvre des objectifs du projet d’établissement et à la vie sociale de l’établissement.
- Assure le classement et l’archivage des dossiers
- Gère les fournitures de la structure et les matériels de bureau (photocopieur, fax)
- Distribue l’argent de poche aux résidents
- Reçoit et distribue le courrier des résidents

**Activités spécifiques**
- Participation aux réunions semestrielles des secrétaires d’EHPAD organisées par la Direction de la Gériatrie afin d’améliorer les pratiques
- Sollicite le Bureau des Entrées et le service social des HDL lors de dossiers présentant des risques d’impayé et alerte sans délai la Directrice de la Gériatrie
- En l’absence de ses collègues secrétaires des EHPAD des HDL, il pourra être amené à gérer un dossier administratif via l’accès à distance
- En l'absence du cadre de santé, savoir gérer/être réactif sur les problématiques et divers imprévus (problèmes de stock divers, livraisons diverses....)

**Profil**:
**Compétences requises**
- Sens de l'accueil
- Discrétion professionnelle,
- Sens de l’organisation
- Prise de notes
- Rigueur dans le travail

**Qualités attendues**:

- Adapter ses modes de communication aux publics rencontrés : résidents, familles, interlocuteurs institutionnels et interlocuteurs externes
- Etre capable de prendre des initiatives dans le respect de ses prérogatives.
- Savoir déterminer les priorités.

**Connaissances requises**:

- Connaissance et maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, logiciel de gestion de facturation, Crossway, Titan)
- Connaissances de la réglementation relative aux EHPAD