Charge.e de Gestion Administrative en Cdi

La Fondation de l’AP-HP a pour vocation d’accompagner et soutenir l’Assistance Publique -Hôpitaux de Paris dans ses domaines d’expertise : la prise en charge médicale, la recherche et l’innovation, au service des patients et des soignants. Composée de 38 hôpitaux franciliens et de 4 hôpitaux en région (Berck, Hendaye, La Roche-Guyon et San Salvadour), l’AP-HP est constituée en 4 groupes hospitaliers universitaires (GHU), tous rattachés à une université différente, faisant de cet établissement, le plus grand CHU de France. Avec et aux côtés de l’AP-HP, la Fondation de l’AP-HP intervient pour le développement du mécénat et de la philanthropie de cette institution.

La Fondation gère les dons destinés à l’AP-HP, qu’ils soient dédiés à un projet, à un hôpital ou dont la finalité sera décidée par son conseil d’administration, ainsi que les financements issus des activités d’expertise des équipes de l’AP-HP.

Les dons versés chaque année par des particuliers et des entreprises, dont la gestion et le suivi sont assurés par la Fondation se traduisent par:

- plus de 400 fonds dédiés ;
- 63 salariés et salariées:

- 13 personnes au sein de l’équipe opérationnelle, présente au siège de la fondation ;
- 50 personnels de recherche mis à disposition des équipes et des projets soutenus par la Fondation dans différents sites de l’AP-HP.

Face aux immenses besoins et enjeux de santé et santé publique dont l’AP-HP est un acteur incontournable du paysage français, européen et international, la Fondation a vocation à développer plus encore ses capacités d’action**.**

MISSIONS

Le ou la chargé.e de gestion administrative apportera un appui administratif à la Fondation dans la gestion des relations avec les donateurs (particuliers, entreprises, fondations et associations), prospects et partenaires de la Fondation et accompagnera l’équipe de direction afin d’en assurer le secrétariat et d’optimiser la gestion administrative.

Missions et activités:
**1. Appui à la gestion de la relation Donateur**

**a. Gestion des Dons**
- Saisir les promesses de dons et les encaissements issus des différents modes de paiement proposés par la Fondation (chèque, formulaire de don en ligne, virement direct),
- Suivre et extraire les données depuis les formulaires de dons en ligne.
- Editer les bordereaux de remise de chèque,
- Assurer l’archivage des chèques et des bulletins de soutien,
- Suivre les affectations des dons et aider au rapprochement avec la comptabilité de la Fondation,

**b. Soutien à la gestion de la relation avec les donateurs**
- Assurer l’édition et la transmission des reçus fiscaux,
- Gérer l’archivage des reçus fiscaux,
- Mettre à jour les outils de suivi des relatifs aux reçus fiscaux,
- Editer et envoyer des courriers de remerciements,
- Traiter les demandes reçues par mail et par téléphone

**c. Soutien à la gestion des plateformes de dons en ligne**
- Gérer le back office des formulaires de dons en ligne (création et suivi des campagnes en ligne)
- Superviser les comptes gérés par les directions du mécénat de l’AP-HP,

**d. Evénements et collecte**
- Participer à la préparation des contenus pour les campagnes de fidélisation (grand public, entreprise),
- Participer à l’organisation des événements de la Fondation (invitations, relances, accueil public, etc.).

**2. **Secrétariat et d’optimisation de la gestion administrative**

**a. Gestion des Activités et Organisation de la Fondation**:

- Planification et Direction : Assurer la gestion des agendas et des courriers de la directrice de la Fondation et de l’équipe de direction.
- Gestion des Boîtes Mail : Administrer les boîtes mail génériques de la Fondation (boîte contact, boîte direction).
- Support à l'Équipe de Direction : Assister la directrice et l’équipe de direction dans l'organisation des réunions, la réservation des salles, la préparation des dossiers, l'accueil, la communication et la gestion des informations internes et externes.
- Préparation des Réunions : Préparer les salles de réunion, y compris les équipements de visioconférence, pour les réunions se tenant sur le site de la Fondation ou au siège de l’AP-HP.
- Gestion des Plannings : Administrer les plannings de l’équipe de direction sur les outils informatiques.
- Mise à Jour des Documents : Actualiser l’organigramme, les listes de diffusion et l’annuaire de la Fondation.

**b. Saisie et Gestion des Documents**:

- Réalisation de Documents : Saisir, réaliser, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations), les reproduire, les scanner et les diffuser.

**c. Gestion Administrative et Secrétariat**:

- Suivi Administratif : Assurer de manière autonome le suivi de la gestion administrative courante et du secrétariat, en lien avec le secrétariat du Directeur Général de l'AP-HP.
- Gestion du Courrier : Sui