Secretaire Et Gestionnaire de La Cellule Appel Et

Rejoindre le Département de la Moselle, c’est travailler dans une collectivité de plus de 3 200 agents engagés pour son territoire et ses habitants.

Plus de 140 métiers sont représentés dans les domaines suivants : administratif, technique, culturel, social, médico-social, sur ses 5 territoires (Metz-Orne ; Thionville - Hayange ; Forbach - Saint-Avold ; Sarreguemines - Bitche, Sarrebourg - Château-Salins).

**Motivé, dynamique, révélez votre potentiel Avec ou sans concours, que vous soyez diplômé ou non, jeune, senior, en situation de handicap, trouvez le poste qui vous correspond. Votre aventure professionnelle se construit en Moselle **

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,.... Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Au sein de la Sous-Direction des Prestations, et rattaché au chef de service de l'accueil familial et du suivi des prestations, vous assurez les missions suivantes:
**mi-temps au secrétariat**:

- Assurer les tâches de secrétariat du Chef de Service

**mi-temps à la Cellule d’Appel et d’Accueil**:

- Assurer un accueil personnalisé du public téléphonique ou physique
- Gérer les dossiers, les documents et les informations reçues au sein de la cellule
- Suivre et mettre à jour des statistiques de la cellule d'appel
- Participer à des opérations de communication à destination du grand public sur des thèmes propres au maintien à domicile ou à des groupes de travail transversaux (maison départementale de l’autonomie, comité de suivi de la charte qualité)

**Secrétariat**:

- Saisir et mettre en forme de documents (courriers, rapports, compte-tendus, tableaux )
- Assister à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
- Réception, traiter et diffuser les informations reçues par courrier, mail, téléphone
- Formaliser et suivre les demandes de moyens matériels
- Créer des outils et des supports méthodologiques
- Réaliser des statistiques mensuelles d'activité du service

**Cellule d’Appel et d’Accueil**:

- Comprendre la demande d'information de l'interlocuteur, reformuler et y répondre de manière précise tout en y intégrant les données actualisées des autres entités du service, réorienter si besoin
- Transmettre la demande au référent chargé des procédures d'urgence ou au chef de service (ou chef de bureau) pour les dossiers complexes ou sensibles
- Vérifier la complétude des dossiers au premier niveau en lien avec la Gestion Electronique de Documents

**Gestion des dossiers, documents et informations reçus au sein de la cellule**
- Recueillir les informations essentielles, les synthétiser, rédiger sous forme de fiche de liaison. Les transmettre au bon interlocuteur au sein du service ou au travailleur social ou à un autre service
- Recueillir les besoins exprimés par les familles et les transmettre à la hiérarchie

**Contribution à la création de supports d'informations pour les bénéficiaires PA et PH**
- Assurer une veille sur les évolutions de réglementation, procéduresrelatives au public visé
- Rechercher des documents sur les informations nécessaires au public pris en compte (exonérations fiscales, impôts )
- Rédiger des fiches sur certains thèmes en lien avec l'APA, la PCH et l’aide sociale

**Suivi et mise à jour des statistiques de la cellule d'appel**
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, outlook) et posséder des aptitudes à l'utilisation des logiciels et outils métier dédiés
- Posséder d'excellentes qualités relationnelles, savoir reformuler (identifier les points clés d'une demande)
- Etre capable de gérer un public difficile ou fragilisé
- Savoir cibler les demandes nécessitant une prise en charge rapide, identifier la priorité d'une information reçue et la transmettre
- Posséder des connaissances en matière de législation APA domicile/établissement et PCH, de l'aide sociale, législation PA-PH
- Etre capable de chercher l'information, la synthétiser et la mettre en forme
- Faire preuve de rigueur, capacité d'analyse de données et sens de l'organisation
- Avoir le sens de la discrétion
- Résidence administrative à Metz
- Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
- Rém