Secrétaire Administraif

**Finalité du poste**

Rattaché au responsable de service le secrétaire administratif prend en charge ou contribue à différentes tâches administratives dans différents domaines : administratif, logistique, comptable

Il exécute ses tâches suivant des processus et des consignes précises. Sa contribution couvre la totalité ou quasi-totalité du traitement d’une activité ou d’une tâche.

Il s'agit d'un CDD à terme imprécis dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, au Service Technique, à 40 heures par semaine. Prise de poste rapide.

**Activités**

**Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et des mails**
- Prendre en charge les appels entrants et les orienter
- Mettre en place un filtrage judicieux, prendre en note les éléments des appels, et/ou apporter des réponses de premier niveau
- Assurer l'accueil physique du service ou autre,
- Traiter et répartir le courrier réceptionné quotidiennement avec les outils et logiciel de suivi
- Mettre en forme des courriers de réponse
- Contribuer ou réaliser des publipostages et des mises sous pli
- Assurer l'affranchissement du courrier départ journalier

**Gestion administrative**
- Collecter les éléments nécessaires à un RDV ou une réunion : constitution du dossier
- Prendre en charge la programmation des rendez-vous de manière dématérialisée ou pas
- Mettre à jour la base de contact afférente à son activité ou service
- Effectuer la gestion administrative afférente à son activité ou service
- Mettre en œuvre les travaux par l'établissement des bons de travaux et bons de commandes auprès des équipes d'ouvriers ou d'entreprises, et suivre les dossiers ou interventions jusqu'à la clôture de l'affaire
- Assurer ponctuellement la gestion des factures
- Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau lié à son activité ou service

**Gestion du classement et de l'archivage**
- Mettre à jour le classement de son service, des espaces partagés et de son propre classement
- Appliquer les procédures relatives à la conservation, l'archivage et la destruction des documents

**Saisie des données, mise à jour de bases et de tableaux de bord, suivi d'indicateurs**
- Extraire et/ou mettre à disposition, selon une fréquence établie, des fichiers ou/et bases de données, tableaux de bord.

**Spécificité technique**
- Interface technique en interne et externe

**Compétences**

**Savoir (connaissances spécifiques)**

1. Outils bureautiques
2. Règles de base du secrétariat
3. Vocabulaire technique du bâtiment

**Savoir Faire (compétences métiers / opérationnelles)**

1. Gérer l’accueil du public téléphonique et physique
2. Avoir le sens de l'observation et être capable de collecter et analyser des éléments de son environnement professionnel
3. Gérer les dossiers administratifs et agendas
4. Connaitre les règles d'orthographe et de grammaire, savoir retranscrire un échange dans une rédaction simple et claire
5. Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques

**Savoir Etre (compétences comportementales)**

1. Organisation et rigueur
2. Capacité à travailler en équipe
3. Sens du relationnel, du service et de l’écoute
4. Autonomie
5. Adaptabilité et flexibilité

**Profil souhaité**

CAP / BAC PRO Secrétariat, bureautique

**Salaire**
- Catégorie I - 2 : rémunération brute mensuelle de base fixée à 1 823.40 € selon grille en vigueur au 1er janvier 2025

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Rémunération : à partir de 1 823,40€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- RTT

Horaires:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel