Secrétaire Administraif

**Finalité du poste**

Rattaché au responsable de service le secrétaire administratif prend en charge ou contribue à différentes tâches administratives dans différents domaines : administratif, logistique, comptable
Il exécute ses tâches suivant des processus et des consignes précises. Sa contribution couvre la totalité ou quasi-totalité du traitement d’une activité ou d’une tâche.

**Activités**

**Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et des mails**
- Prendre en charge les appels entrants et les orienter
- Mettre en place un filtrage judicieux, prendre en note les éléments des appels, et/ou apporter des réponses de premier niveau
- Assurer l'accueil physique du service ou autre,
- Traiter et répartir le courrier réceptionné quotidiennement avec les outils et logiciel de suivi
- Mettre en forme des courriers de réponse
- Contribuer ou réaliser des publipostages et des mises sous pli
- Assurer l'affranchissement du courrier départ journalier

**Gestion des agendas et base de contacts**
- Prendre en charge la programmation des rendez-vous, des réunions internes ou externes de son responsable
- Mettre à jour la base de contact du service
- Collecter les éléments nécessaires à un RV ou une réunion : ordre du jour, constitution du dossier
- Mise à jour de tableau de bord et indicateurs afférents à son activité ou service

**Gestion du classement et de l'archivage**
- Mettre à jour le classement de son service, des espaces partagés et de son propre classement
- Appliquer les procédures relatives à la conservation, l'archivage et la destruction des documents

**Saisie des données, mise à jour de bases et de tableaux de bord, suivi d'indicateurs**
- Extraire et/ou mettre à disposition, selon une fréquence établie, des fichiers ou/et bases de données, tableaux de bord.

**Spécificités direction générale**
- Assurer le bureau du conseil d’administration:

- Préparer les dossiers en lien avec les services concernés, envoyer les convocations,
- Transmettre les délibérations au contrôle de légalité puis les diffuser
- Rédiger les comptes rendus,
- Mettre à jour le tableau des délibérations prises, archiver.
- Valider / contrôler les factures de la direction générale sur logiciel dédié IKOS, dans le respect des budgets alloués
- Assurer la mise en place et le suivi des contrats avec la poste pour le traitement du courrier et de la machine à affranchir
- Gérer les réclamations et apporter ou transmettre les réponses aux demandes d’informations tant en interne qu’en externe
- Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau du service
- Assurer ponctuellement le secrétariat du Directeur Général en l’absence de l’assistante de direction : gestion de l’agenda, courriers divers, classement
- Assurer les remplacements de l’agent d’accueil en poste au siège social, et cela chaque fois que nécessaire
- Suivre la gestion des indemnités des administrateurs du Conseil d'Administration
- Gérer l'organisation des déplacements du Directeur Général lors des congrès
- Collecter les besoins de formations des administrateurs et en gérer la partie organisationnelle, en lien avec l'USH

**Compétences**

**Savoir (connaissances spécifiques)**

1. Outils bureautiques
2. Prise de notes

**Savoir Faire (compétences métiers / opérationnelles)**

1. Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques
2. Gérer l’accueil du public physique et téléphonique
3. Savoir déterminer ses priorités et gérer les urgences
4. Connaitre les règles d'orthographe et de grammaire, savoir retranscrire un échange dans une rédaction simple et claire
5. Avoir le sens de l'observation et être capable de collecter et analyser des éléments de son environnement professionnel

**Savoir Etre (compétences comportementales)**

1. Organisation et rigueur
2. Autonomie
3. Adaptabilité et flexibilité
4. Capacité à travailler en équipe
5. Discrétion et sens de la confidentialité

**Profil souhaité**

CAP / BAC PRO Secrétariat, bureautique

**Salaire**
- Catégorie I - 2 : rémunération brute mensuelle de base fixée à 1 823.40 € selon grille en vigueur au 1er janvier 2025

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 823,40€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation

Lieu du poste : En présentiel