Adjoint Administratif Coordination Des Soins-qgdr

_**ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL**_

Le secrétaire qualité-coordination des soins partage son temps entre le service de coordination des soins, la qualité, la gestion des risques et les archives ainsi que les remplacements des congés de la secrétaire de direction ce qui correspond à une répartition de son temps de la manière suivante:

- 25% au secrétariat de la coordination des soins
- 40% au service qualité - gestion des risques
- 20% au service des archives
- 15% remplacement du secrétariat de direction

La quotité de temps de travail sur ce poste est à temps plein.

Les horaires sont les suivantes:

- 9h-16h20 le lundi, mercredi et vendredi
- 9h-17h le mardi et jeudi

Exceptionnellement, les horaires peuvent être modifiés pour nécessités de service (réunions, certification).

24 jours congés annuels (+ 2 hors périodes et 1 fractionnement si les conditions sont remplies)

12 RTT (hors absence)
- **LES MISSIONS **:_

La secrétaire exercera ses missions au sein de la coordination des soins et de la qualité-gestion des risques.

**1*. **Au sein de la coordination des soins, *la secrétaire aura pour missions:

- Le secrétariat de la coordinatrice des soins et responsable qualité gestion des risques
- planification de réunions, de rendez-vous
- frappe de courrier, de note d’information et de service
- La gestion des stages paramédicaux:

- préparation des conventions et relations avec les institutions et les stagiaires
- affectation des stagiaires en lien avec le cadre du service
- La préparation des instances et la rédaction des comptes rendus et réunions en lien avec le service : Commission de Soins Infirmiers Rééducation Médico Technique, encadrement paramédical.

**2.** **Au sein du service qualité et gestion des risques, **ses missions seront les suivantes:

- La gestion du logiciel de GED Ennov:

- création / modification / suppression des profils
- intégration des documents sur Ennov
- gestion des évènements indésirables : diffusion et listing dans le tableau de suivi
- formation
- La reproduction, la mise en forme, la diffusion ainsi que le classement et l’archivage des documents qualité (procédures, processus, protocoles, modes opératoires et formulaires)
- Enregistrement des remerciements et des questionnaires de satisfaction
- Suivi enquête E-satis + SIVIC
- La préparation des instances et la rédaction des comptes rendus et réunions en lien avec le service : CQVR, COVIRIS, CLAN, CLUD, CSTH, Cellule identitovigilance.

**3.** **Au sein des archives, **ses missions seront les suivantes:

- Gestion du logiciel Damaris
- Gestion quotidienne (entrées/sorties des dossiers patients)
- Relation avec les archives départementales et communales
- Gestion et optimisation du stockage extérieur (SGA)
- Recherche de dossier patient pour accès personnalisé au dossier
- **COMPETENCES ATTENDUES**_
- _Savoir_

Connaitre les outils bureautiques et les logiciels métiers : Médiane GRH et Ennov

Connaitre les règles de gestion des effectifs

Connaitre l’environnement hospitalier
- _Savoir-Faire_

Capacité de communication

Capacité de planification, de classement,

Capacité de rédaction et de frappe

Capacité d’adaptation aux besoins du public
- _Savoir être_

Sens du relationnel et du travail en équipe,

Discrétion et réserve

Organisation, rigueur
- **CONDITIONS DE DIPLOMES OU DE FORMATION**_

Diplôme de niveau IV (baccalauréat) et/ou formation de secrétaire ou expérience solide dans ce domaine

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 1 753,51€ à 2 000,64€ par mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Exigé)

Expérience:

- secrétariat: 1 an (Exigé)