Adjoint Administratif Cfps a Mi-temps

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ADJOINT ADMINISTRATIF CFPS A MI-TEMPS

**CONTRAT**

CDD; CDI; Mutation

**DESCRIPTIF**

Nous recherchons pour le CFPS un(e) adjoint administratif à mi-temps (50%).

Service : Centre de Formation des Professionnels de Santé (C.F.P.S.) IFSI - IFAS et Formation continue

Grade : Adjoint administratif

Fonction : Secrétaire

IDENTIFICATION DU POSTE

Présentation du CFPS : Le Centre de Formation des Professionnels de Santé de Gap, rattaché au Centre Hospitalier Intercommunal des Alpes du Sud, regroupe un Institut de Formation en Soins Infirmiers (promotions de 50 étudiants), un Institut de Formation dAides-Soignants (deux rentrées, des promotions de 25 élèves en moyenne) et un service de Formation Continue. Il est situé au sein du pôle universitaire de Gap. Leffectif est actuellement composé dun directeur des soins, neuf cadres formateurs, deux secrétaires et un agent de service.

Liaison hiérarchique : Directeur des soins en charge du CFPS

Liaisons fonctionnelles : Lensemble du personnel du CFPS et du pôle universitaire

Quotité et Horaires de travail : 50% - Ouverture du CFPS du lundi au vendredi (sauf fériés).

MISSIONS GENERALES DU POSTE
- Organiser et coordonner pour la direction, la transmission et la rédaction des informations des organismes de formation.
- Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique et financier en interne et externe en relation étroite avec la direction des instituts.

ACTIVITES PRINCIPALES
- Gestion quotidienne des postes de travail du secrétariat : accueil téléphonique et physique du public, rédaction de courrier, transmissions des informations
- Gestion administratives ponctuelles : déclarations accident du travail, attestations diverses, Serre file incendie, commandes
- Gestion de la formation continue (inscription, devis, convention)
- Elaboration des tableaux de suivi des aides financières aux étudiants (Pôle emploi, Conseil Régional, bourses...)
- Recherche de sources de financement (campagne de la taxe dapprentissage) et transmission aux services financiers.

Gestion de la régie de recettes pour tous les frais dinscription en formation ou aux différents concours, les frais dinscription A.M.U.
- Préparation des dossiers administratifs, pédagogiques et vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers
- Gestion des stages des étudiants et élèves (prévisionnel, planning, conventions)
- Gestion des demandes dintervenants, des frais de déplacement des étudiants et des indemnités de stage, suivi de leurs rémunérations, envoi des éléments au service de la paye.
- Gestion de différentes commandes en matériel, réceptions des commandes.
- Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DREETS, DREESS, Santé Ecole, CEFIEC et autres)
- Collecte de données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan dactivité des instituts.
- Gestion logistique des instances de la gouvernance des instituts : préparation des documents, élaboration des procès verbaux, gestion des élections des membres.
- Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables SOLSTISS
- Organiser des modes de classement et darchivage accessibles et connus

ACTIVITES SPECIFIQUES
- Participation à la démarche qualité en lien avec le référentiel national qualité QUALIOPI
- Organisation, coordination et participation aux épreuves de sélection dentrée en institut et à la gestion de Parcoursup
- Participation à la journée portes ouvertes et aux différentes manifestations organisées
- Participer à laccueil des étudiants, des intervenants et du public et intervenir auprès des étudiants pour toutes informations de son domaine de compétence

COMPETENCES REQUISES ET QUALITES REQUISES

Formation et/ou qualification : Bac +2

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Outlook, Internet)

Notions de comptabilité

Adaptabilité, réactivité, créativité, autonomie

Rigueur, disponibilité.

Sens des relations humaines et de lorganisation

Réserve professionnelle et confidentialité

**PERSONNE À CONTACTER**

Madame la Directrice
1 Place Auguste Muret
05000 GAP

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier Intercommunal des Alpes du Sud Site de GAP
1, place Auguste Muret
05007 Gap