Assistant Administratif Polyvalent(E)

Association vacances Loisirs, basée à la Ricamarie propose des séjours de vacances adaptés pour des personnes en situation de handicap mental associé à des problèmes moteurs

L’assistant(e) administratif assure le bon fonctionnement administratif de l'organisme de séjours adaptés, en veillant à ce que tous les aspects logistiques et administratifs soient pris en charge pour permettre le bon déroulement des séjours.

Il/elle aura pour mission principale l**a gestion des inscriptions des vacanciers et de la tenue des dossiers au sein de l'organisme de séjour adapté.**

POSTE A POURVOIR A PARTIR D'OCTOBRE

Contrat de travail annualisé de 30 Heures par semaine permettant une répartition des horaires sur l’ensemble de l’année. (PÉRIODE DE 35H SUR LES MOIS D’ÉTÉ)

- **accueil**

• Gérer les appels téléphoniques et les transférer dans les différents services
• Suivi et envoi du courrier

- **suivi des dossiers et des inscriptions**

• Orienter les établissements et les familles lors des inscriptions par téléphone.
• Collecter, vérifier et enregistrer les informations nécessaires des vacanciers.
• Maintenir à jour les dossiers des vacanciers avec précision et confidentialité.
• Assurer la conformité des documents requis pour chaque vacancier.
• Envoi des courriers (confirmation, convocation, trousseaux, horaires...)
• Saisie des horaires de départ retours dans les tableaux et le logiciel interne
• Suivi du matériel médical (ordonnances, location de matériel)
• Préparation des pochettes des vacanciers pour les animateurs
• Participation aux commission de répartition des vacanciers

**participation aux départs et retours des séjours**

• Assister l'équipe dans l'organisation logistique des départs et retours (être présent certains weekends pour la période des séjours uniquement)

- **mission ponctuelle**

• Gestion et envoie des affaires oubliées lors des retours de séjours
• Tenir à jour le registre du personnel

- **évolution du poste**

• Contribuer à l'amélioration des processus administratifs et logistiques de l'organisme.

**savoir - faire**

• **Bonne connaissance des outils informatiques** et des logiciels de gestion administrative.
• **Capacité d’adaptation** : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à maintenir un ordre rigoureux dans la gestion des dossiers et des inscriptions

**savoir - être**

• **Autonomie**: Être capable de travailler de manière autonome tout en sachant quand demander de l'aide ou solliciter des conseils.
• Avoir un bon **esprit d’équipe** et savoir collaborer efficacement avec les autres membres de l'équipe.
• **Gestion du stress**: Être capable de gérer des situations stressantes ou imprévues, surtout lors des périodes de forte affluence ou en cas de changements de dernière minute.
• **Intérêt pour l'inclusion** : Avoir un réel intérêt pour travailler avec des personnes ayant des besoins spécifiques, montrant ainsi un engagement envers l'inclusion et l'accessibilité.

**condition du poste**

- Contrat : 30H / **CDI**

• Salaire : 1614€ brut
• Heures supplémentaire récupérables
• Chèques cadeaux 2 fois par an
• Mutuelle
• **Flexibilité horaire** : Être disposé(e) à travailler selon des horaires flexibles, notamment pendant les périodes de départs et retours des séjours, qui peuvent parfois être en dehors des heures de bureau traditionnelles.
• **stabilité de la rémunération** grâce à la répartition des heures sur l’année même en période plus creuse.

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : 1 614,00€ par mois

Nombre d'heures : 30 par semaine

Horaires

• Du lundi au vendredi
• Heures supplémentaires
• Travail en journée

Question(s) de présélection

• Êtes-vous à l'aise avec l'idée d'un contrat annualisé sur la base de 30 heures par semaine, sachant que certaines périodes peuvent être plus chargées (35 heures pendant les mois d'été) ?
• En quelques lignes, quelles sont vos motivations pour ce poste ?

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 07/10/2024