Un Assistant Administratif Chargé de Protocole ou

Postuler avant le 20 octobre 2024

Direction Protocole - Secteur Protocole et Invitations

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
A temps complet

Publié le 20 septembre 2024

**Filière **:Administrative

**Catégorie **:C

**Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?**
- **Un environnement stimulant** où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
- **Des valeurs employeurs partagées**: solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
- **Un accueil privilégié**: dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
- **Une organisation du temps de travail** qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée;
- **Des opportunités de carrière**: campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

**En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs** dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens

**Vos activités**:
Placé-e sous l’autorité du responsable du Secteur Protocole et Invitations, vous serez chargé-e de seconder le responsable du Secteur Protocole et Invitations dans ses fonctions d’organisation des activités protocolaires. Vos missions:
**Gestion administrative du secteur**:

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des boîtes de réception
- Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions du Protocole-Invitations)
- Utilisation du logiciel interne des manifestations, d’un service de formulaires en ligne, d’une billetterie
- Conception et suivi de tableaux de bord
- Réalisation hebdomadaire de l’information des manifestations pour les élus Ville et les élus Grand Poitiers
- Mise à jour de la base de contacts
- Gestion des stocks des objets promotionnels et distribution aux associations selon les demandes
- Classement et archivage des dossiers

**Participation à l’organisation des manifestations protocolaires**:

- Réponse aux courriers des demandeurs ;
- Participation à l’organisation des cérémonies militaires, en collaboration avec la préfecture et les associations d’anciens combattants ;
- Veille avec le Secteur Secrétariat des élus - Représentations de la Maire et de la Présidente, à la présence d’un élu de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers sur les manifestations
- Aide à la mise en œuvre des événements protocolaires organisés par la Ville et Grand Poitiers : déroulé protocolaire, ordres des discours, accueil des personnalités, chevalets, plans de table, transmission des micros lors des réunions
- Accompagnement physique des élus lors des temps forts des collectivités et des manifestations de la Ville, Grand Poitiers ou le CCAS ;
- Réalisation des cartons d’invitation, sur la forme et sur le fond, conformément à la charte graphique des 2 collectivités (logiciel InDesign)
- Vérification de la liste des destinataires pour chaque invitation, en lien avec les services de la collectivité ;
- Envoi des cartons d’invitations pour validation auprès des partenaires extérieurs après validation du cabinet ;
- Envoi des cartons d’invitation des différentes manifestations
- Suivi des retours

**Votre profil**:
**Savoir-faire**:

- Excellente expression orale et écrite
- Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
- Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
- Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de textes, Excel,)
- Maîtrise des logiciels et services de formulaires en ligne suivants : InDesign, GMA, GEMA, framaforms, billetterie.
- Maîtrise du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
- Connaître les services de la collectivité, les circuits et procédures administratives

**Savoir-être**:

- Être autonome et organisé
- Être discret et respecter les règles de confidentialité
- Prioriser ses activités quotidiennes
- Être disponible
- Être réactif
- Savoir travailler en équipe
- Être garant de l’image des collectivités

**Conditions d’exercice des missions**:

- Permis B obligatoire
- Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers en soirée ou week-end (manifestations, cérémonie