Assistante de La Sous-directrice Du Patrimoine Et

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

**Missions du poste**

L'assistante de la sous-directrice du Patrimoine et des musées apporte une assistance quotidienne à la sous-directrice dans l'organisation fonctionnelle et logistique de ses missions.

**Les activités principales**
- Organisation quotidienne de la vie professionnelle de la sous-direcrice.
- Tenue et suivi de l'agenda de la sous-directrice, préparation des dossiers de la semaine à venir, traitement et suivi de la messagerie, de l'organisation et la planification des réunions et rendez-vous.
- Gestion du courrier arrivée et départ (ELISE), de l'information et de la diffusion aux différents services de la sous-direction.
- Suivi du traitement des courriers signalés.
- Centralisation pour suivi et validation des sollicitations du cabinet du Président, du DGS, du DGA : compilation des informations, synthèse pour la sous-directrice, transmise à la DAC.
- Gestion des sollicitations dans un tableau de suivi.
- Coordination des dossiers présentés en séance et en commission permanente : suivi du calendrier, relance des services si nécessaire, impression et relecture des rapports, suivi du circuit de validation.
- Gestion des décisions et arrêtés de la sous-direction : lien avec les rédacteurs, transmission dans le circuit de validation et de signature, gestion des retours.
- Relecture, mise en parapheur et intégration dans le circuit de validation de tous les documents soumis à la validation de la sous-directrice.
- Gestion d'un tableau de suivi des parapheurs.
- Rédaction des comptes-rendus des réunions des établissements culturels départementaux.
- Suivi des actions.

**Les activités secondaires**
- Centralisation des plannings de congés des agents de la sous-direction, y compris des responsables d'établissement.
- Compilation mensuelle des données RH des 6 établissements culturels départementaux : travail des dimanches et jours fériés.

**Savoir**
- Connaissance de l’environnement bureautique, de l’Internet et de l’Intranet, des outils métiers.
- Connaissance du fonctionnement des services de la Collectivité, des différents acteurs et partenaires de la DAC et de la SDPM.
- Connaissance des circuits et des procédures administratives.
- Connaissance des principes de notes de synthèse et des comptes-rendus.
- Connaissances et intérêt pour les champs culturels, patrimoniaux et artistiques.

**Savoir faire**
- Maîtrise des outils de bureautique et de communication.
- Capacité d'analyse et de synthèse (analyser et gérer rapidement les situations).
- Aisance rédactionnelle.
- Organisation et planification de réunions.
- Suivi des projets et activités du service.
- Préparation et rédaction de documents.

**Savoir relationnel**
- Organisation
- Autonomie et prise d’initiatives
- Polyvalence
- Aptitude au travail en équipe
- Transfert d'information.
- Force de proposition
- Capacité de communication et pédagogie
- Sens du relationnel
- Discrétion et confidentialité
- Titres restaurant
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Prestations sociales et COS