Assistant Administratif Musée/conservatoire

Caux Seine Agglo, 3ème agglomération du Département de la Seine Maritime.

L’un des musées, MuséoSeine, implanté à Rives-en-Seine, évoque la thématique de la Seine normande. Le second musée, Juliobona, implanté à Lillebonne, met en valeur le riche patrimoine archéologique de la capitale des Calètes. Ces deux musées sont classés « Musées de France » et comptent une équipe d’une dizaine de personnes.

Le Conservatoire est un lieu où tous, musiciens en herbe, en devenir ou déjà experts, peuvent trouver leur plaisir et la source du bonheur que leur procurera la maîtrise d’un instrument, de la danse, de la lutherie ou du chant.

Il est, et restera, un atout pour l’image de notre territoire, un territoire où il fait bon vivre et où la communauté d’agglomération sait mettre en place des services proches de la population et répondant à ses besoins et à ses envies. Grâce à ses nombreux partenaires culturels, de nombreux concerts et spectacles sont proposés.

**Missions**:
Au sein du pôle Grands Equipements Culturels et Sportifs Vous travaillerez sur différents sites et sous la responsabilité de la responsable du service musées et patrimoine et de la responsable de service administratif et technique du Conservatoire, sur un temps partagé et annualisé, vous:
Pour le service des Musées:

- Assurez le suivi administratif des dossiers du service (actes administratifs, saisie dans Kdelib et renseignement du tableau de suivi / conventions / dossiers de subvention / programmation culturelle / centralisation des parapheurs, etc.)
- Assurez la coordination et le suivi de dossiers transverses au sein du service (archivage, bases de données, etc.)
- Rédigez, et/ou mettez en forme les courriers du service
- Assurez le maintien à jour des bases de données ou d’acteurs
- Assurez le suivi et la rédaction compte-rendu des réunions de service
- Veillez au bon déroulement administratif de l’activité du service (veille sur les dates limites d’envoi des éléments aux Assemblées, renseignements de premier niveau sur les procédures à mettre en place, etc.)
- Assurez la gestion des déplacements des agents du service (ordre de mission, frais de déplacements)
- Assurez le suivi de l’activité budgétaire du service (demandes de devis occasionnelles, saisie des bons de commandes dans Sedit, validation du service fait dans Sedit le cas échéant, suivi du budget dans le tableau dédié et en confrontation régulière avec la situation budgétaire extraite de Sedit)
- Assistez la responsable de service dans l’élaboration du budget et dans sa saisie dans Sedit
- Assistez la responsable de service dans l’organisation de la vie professionnelle (co-gestion de l’agenda, organisation de réunions internes ou externes multi-acteurs, organisation des déplacements, etc.)
- Assurez le rôle de veille et d’alerte sur les dossiers en cours ou à conduire
- Effectuez l’accueil téléphonique et physique
- Contribuez à l’image de la Collectivité avec les partenaires externes

Pour le Conservatoire:

- Assurez le suivi des absences des professeurs:

- Transmissions des informations à l’administration du CRD et au service RH (mail)
- Tenu du tableau des absences
- Assurez le suivi des demandes de report de cours
- Assurez le suivi des demandes d’heures supplémentaires avant validation par la direction
- Assurez la rédaction et le suivi des conventions de partenariat avec l’Education Nationale (EAC : Orchestre à l’école, interventions en milieu scolaire, classes à horaires aménagés )
- Assurez le suivi des réunions de conseil d’établissement (votes, courriers, invitations )
- Assurez la rédaction des comptes rendus de réunion (Conseils pédagogiques, réunions plénières, réunions administratives ) et la rédaction des supports pédagogiques ou administratifs
- Participez aux réunions de l’administration (Partage des informations, communications )
- Assurez le suivi administratif des locations et prêts d’instrument
- Assurez l’organisation des réunions (Invitations participants)
- Saisie des emplois du temps des enseignants (Logiciel Imuse)
- Inscriptions/Réinscriptions/Démissions (Logiciel Imuse)
- Rédaction de support administratif (Rapport d’activité, note, tableaux, courriers, informations société de gardiennage )
- Saisie des cotisations dans Imuse
- Accueil physique et téléphonique du public (Professeurs, élèves, intervenants extérieurs)
- Gérez l’agenda de la direction

**Profil**:
Formation BAC+2 dans le domaine administratif et dotée d’une expérience significative dans ce type de missions,

Vous disposez d’un excellent relationnel et d’une aisance rédactionnelle,

Vous maîtrisez impérativement l’ensemble du pack office + les logiciels Imuse et SEDIT

Permis B exigé

Le poste vous intéresse ?