Responsable Administratif

il y a 1 semaine


Paris e, France Groupe IGS Temps plein

Depuis 1975, le Groupe IGS accompagne l’ensemble des publics dans l’acquisition des connaissances, compétences, diplômes et savoir-être nécessaires à leur réussite professionnelle comme personnelle.

Depuis 1980, le CFA du Groupe IGS est l’un des principaux promoteurs du développement de l’apprentissage dans les métiers du tertiaire. Situé à Paris, il propose une trentaine de formations en apprentissage.

Au sein du CFA IGS et au coeur de la pédagogique, vos missions principales seront d'assurer la gestion administrative des formations afin de garantir la bonne coordination entre les différents acteurs (formateurs, directeurs, apprenants, équipe, support, etc.):
1. Vous définissez les missions et les procédures administratives des assistants pédagogiques en lien avec le directeur d’activité:

- vous manager une équipe d'assistants pédagogique et en assurer la monter en compétence,
- vous préparer des réunions en lien avec le Directeur d'activité
- vous suivez le taux de remplissage des sessions de formation et de promotion
- vous êtes garant de la la préparation des audits de certification Qualiopi et des démarches qualités et vous vous assurez que l'ensemble des pièces et données, et que le process et procédure en soient respectés.

2. Vous coordonnez les dossiers administratifs des formation (formateurs, apprenants):
- Supervise les sessions d’inscription et la gestion des dossiers administratifs réalisés par les assistants pédagogiques
- Contrôle l’envoi et la réception des différents documents administratifs à destination des apprenants (convocations, résultats, attestations, etc.) selon les modèles définis
- Contrôle et met à jour les tableaux de suivi des évaluations des apprenants en lien avec les assistants pédagogiques et les formateurs
- Gère les contrats des formateurs et les demandes d’affectation des formateurs travailleurs indépendants sur les formations
- Vérifie et suit la saisie des données d’heures de formation effectuée par les formateurs et applique des mesures correctives en cas d’écart ou d’erreur
- Supervise les demandes de financement de formation et contrôle le suivi des procédures de saisie sur les plateformes dédiées, le cas échéant
- Contrôle et transmet les éléments de facturation au service Facturation, en lien avec les assistants pédagogiques
- Participe le cas échéant aux relances clients en lien avec les personnes chargées du recouvrement
- Supervise la gestion et le suivi des conventions de formation et met à jour les procédures si nécessaire

3. Vous managez une équipe (recrutement, intégration et fidélisation), vous définissez l'organisation adéquat, animer l'équipe et proposer des axes d'amélioration et de développement de compétences.

Vous avez une formation minimum de bac + 2 en gestion administrative et une expérience de 5 à 10 ans de coordinatrice pédagoqique.

Vous avez obligatoirement travaillé dans un organisme de formation ou un établissement d'enseignement supérieur et idéalement dans un CFA.



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