Secrétaire de Gestion

Descriptif du poste
- Secrétariat:

- Secrétariat du service : Unité d Epidémiologie Clinique.
- Participation et organisation des réunions et groupes de travail du service.
- Lien avec l équipe et les différentes structures ou investigateurs, en interne ou en externe.
- Gestion:

- Gestion APHP / UEC:

- Gestion des approvisionnements APHP (hôtelier, UPDM) et des demandes d intervention de d approvisionnement en lien avec le cadre de l unité ;
- Mise à jour des outils de suivi d activité : organigramme et personnes référentes ;
Gestion APHP / URC:

- Lien avec la DRCI au sein de l'unité de recherche clinique (recrutement, gestion des emplois et des compétences, gestion du temps de travail, organisation de la campagne d'évaluation, recensement des besoins de formation, prévention des risques professionnels)
- Gestion des remboursements de frais et des ordres de mission, en lien avec le bureau de la recherche et l’économat du GH ;
- Suivi budgétaire des projets de recherche, soutenu par le bureau de la recherche et le pôle gestion de la DRCI ;
- Gestion et suivi des contrats et des vacations en lien avec le GH et la DRCI
- Accueil des nouveaux arrivants (procédures et renseignements administratifs) - Accueil semestriel des internes
- Suivi des congés des agents sur GESTIME et MEDTIME
- Suivi des budgets de formation et inscription des agents aux formations externes
- Suivi budgétaire des projets de recherche du GH et de la DRCI / suivi du bon déroulement et de l'état d'avancement des projets du portefeuille de l'URC
- Elaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord
- Lien entre les structures : UMR 1123 - ECEVE
- Communication en lien avec le service communication du GH et les membres de l'équipe
- Organisation et animation de réunions d’information sur la partie RH et la formation au sein de l’AP-HP et de l’INSERM
- Gestion INSERM / CIC-EC 1426:

- Gestion des finances du budget propre annuel (outil de gestion SAFIR), délégation de signature ;
Réservation et organisation des voyages, congrès et déplacements (ordre de mission SAFIR). Gestion des remboursements et frais de mission ;
Gestion et commande des équipements informatiques et licences Inserm en lien avec l équipe de biométrie ;
- Gestion et suivi des contrats en Ressources Propres (mise en place des conventions de recherche) et des financements externes. Lien avec la direction financière Inserm et celle de l hôpital Robert Debré ;
- Gestion et mise en place des CDD et des vacations en liaison avec le service RH de l ADR Paris 7 ;
Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Suivi de budget
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats
Evaluer la conformité de la mise en oeuvre d'une procédure
Travailler en équipe
Arbitrer, décider entre différentes solutions
Connaissance des principaux outils de bureautique et des principaux logiciels (Word, Excel, Power Point, Internet, Intranet), et des outils de gestion Inserm (SAFIR, BIR)
Outil de publication WordPress
Outils de suivi des publications (Pubmed, WOS) et de logiciel de gestion de références type Zotero
Capacité à renseigner et à orienter les communications téléphoniques internes et externes Capacité à hiérarchiser les activités, à prendre des initiatives.
Capacité à prendre des notes rapidement et à élaborer un compte rendu de réunion
Capacité à utiliser Internet et Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires.
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- Esprit d'équipe- SAVOIR-FAIREAdministratif
Analyse des besoins

**Voir plus**

Entreprise

L AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.

Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

Lieux d exercice pour ce poste : Unité d Epidémiologie Clinique, Hôpital Universitaire Robert Debré, 48 Bd Sérurier, 75 019 Paris

Autres offres de l'entreprise

Processus de recrutement

**Conseils**
- Faire parvenir par votre CV + LM uniquement via le site de l'APEC_
- Merci de nommer les fichiers ainsi : NOM-Prénom_CV et NOM-Prénom_LM._**Personne en charge du recrutement**
WACIM TAZOUMBITE - _CADRE D'UNITE DE RECHERCHE_

Salaire

A partir de 28 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Tous niveaux d'expérience acceptés

Métier

Contrôleur de gestion

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

ACTIVITÉS HOSPITALIÈRES