Assistant(E) de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant(e) de Direction - Direction générale - Gestion des affaires médicales -Secrétariat général

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

MISSIONS
Administratif
- Tenue de l'Agenda électronique du Directeur et des Directeurs adjoints
- Matin (une semaine sur deux) : enregistrement et traitement du courrier (arrivée) nominatif et distribution ; ouverture du reste et datation, puis distribution : bureau des entrées, économat, DRH, DSI, DG ; distribution du courrier interne en début d'après-midi
- Tenue du tableau des gardes administratives : collecte des infos, frappe du tableau, et diffusion en interne via intranet et en externe
- Arrivée d'un nouveau directeur : PV d'installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture et affichage
- Régies d'avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)
- Congés du Directeur : mail de demande de congés à l'ARS
- Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous
- Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents
- Rapport d'activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion
- Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations
- Mise à jour du dossier informatique relatif aux astreintes (administratives et médicales)
- Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire
- Gestion et transfert des mails
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Classement / archivage
- Mise à jour du site FHF

Affaires médicales
- Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet), mise à jour régulière
- Gestion des demandes d'intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l'ordre de mission + recherche d'hébergement (gîtes, hôtel, internat)
- Publication des gardes sur intranet chaque mois (médecins, administratives, etc) et mise à jour

Gestion des affaires médicales
- Gestion du dossier des praticiens PH : procès-verbal d'installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes ; rédaction du contrat d'engagement de service public exclusif ;
- Suivi des renouvellements de contrat d'engagement de service public exclusif (et diffusion)
- Suivi des renouvellements de contrat des praticiens contractuel (et diffusion)
- Diffusion des arrêtés de changement d'échelon des médecins (bureau du personnel)
- Suivi des congés des médecins et des Comptes Epargne Temps
- Contrats TTA (temps de travail additionnel) et transmission au service de paie
- Rédaction des contrats, des conventions de mise à disposition médicales
- Décompte des heures des médecins urgentistes et transmission au service de paie

Instances
- Préparation des ordres du jour avec l'équipe de direction et le président de la CME
- Envoi des convocations avec les documents afférents à l'ordre du jour
- Participation aux instances, prise de note, rédaction des Procès-verbaux d'instance (CME, CS, COPS, Directoire, groupe de travail) et diffusion
- Selon les dossiers traités durant les instances (EPRD, compte financier) : rédaction des délibérations ou des décisions du directeur ; préparation et envoi des documents aux tutelles
- Mise en forme de certains documents

Secrétariat général
- Rédaction et mise en page des conventions en lien avec la direction
- Suivi / enregistrement des conventions
- Classement / archivage des conventions en respectant l'arborescence

Veuillez consulter la fiche de poste complète ci-jointe.

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre Hospitalier HOPITAUX DU SUD CHARENTE
Route de Saint-Bonnet BP 50031
16300 BARBEZIEUX SAINT HILAIRE