Assistant de Direction

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants. Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Ressources humaines et dialogue social accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 10 000 agents qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers. Notre rôle ? C'est d'offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.

Au sein de la délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social (DGRHDS), la direction de l’administration des personnels (DAP) a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles). Regroupant 3 services (Conseil et Gestion administrative du personnel, Carrières, Rémunération), elle compte environ 70 agents.

**Vos missions**:
Placé-e sous l’autorité du directeur de l’administration des Personnels, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités. Vous faites partie de l’équipe de direction et avez une vision globale de l’activité des services. Vous êtes le correspondant et l’antenne de gestion RH des agents de la direction.
Très polyvalent, vous avez un fort sens du service public et êtes la porte d’entrée de la direction pour renseigner et orienter le public.

Activités principales : Fonction d’assistant de direction (60%)
Organisation de la vie professionnelle du directeur
- Gérer et mettre à jour les agendas
- Prioriser et rappeler des informations/échéances importantes
- Gérer la messagerie secrétariat DAP

Organisation et planification des réunions (Logistique, comptes rendus,...)

Gestion et suivi de l’activité et des dossiers DAP
- Trier, répartir, classer et archiver
- Réaliser le rapport d’activités de la direction en collaboration avec les services concernés

Accueil physique et téléphonique

Fonction d’antenne de gestion (40%)
- Gestion des éléments RH des agents, congés des cadres de la direction, distribuer les Titres-Restaurants, télétravail des agents
- Suivi et mise à jour de l’organigramme
- Anticiper l’accueil des nouveaux arrivants (équipements informatiques, mobilier, communication )
- Synthétiser et centraliser les informations RH et les diffuser
- Gérer et suivre les moyens de la direction : équipements et fournitures de bureau
- Gérer les commandes et suivi du budget

Activités spécifiques:
En cas de besoin, organisation et assistance administrative auprès des responsables de service de la direction, et du DGA aux Ressources Humaines et au dialogue social en l’absence de l’assistant de ce dernier.
En cas de besoin, appui aux autres assistants de direction de la DGRHDS., suivi des autres messageries génériques gérées par la direction
- Suivi des travaux de la direction (déménagement, aménagement des locaux )
- Consolidation du bilan des actions de prévention
- Repérage des comportements à risque, dialogue et régulation des conflits en situation de stress

Suivi et mise à jour des informations de la direction sur l’intranet (kiosque), en soutien des gestionnaires et des référents kiosque.

De niveau bac, vous maîtrisez les logiciels bureautiques, (pack office, navigation internet, outils de réunion et de sondage (doodle agenda, google form ) et un progiciel spécialisé (Astre RH, astre finances, easyvista, GTA...)

Vous possédez des notions en matière budgétaire et comptable.
Vous connaissez les techniques de secrétariat (classement, archivage, rédaction)

Capable de prioriser vos tâches, vous faites preuve de discrétion, sens relationnel, sens du service public, et êtes force de proposition.