Assistant de Direction Generale Adjointe

Missions:
Directement rattaché à la Directrice générale adjointe Aménagement, Proximité, Ruralité, vous avez pour mission principale de l'assister dans toutes les activités administratives et de secrétariat.
Ainsi, vous vous chargez, directement pour la Directrice générale adjointe de:

- Assurer l’accueil téléphonique : 1er niveau de réponse, prise de messages, filtrage et orientation des appels (garant de l’image de la DGA), appel pour le compte de la DGA
- Gérer l’agenda de la DGA (prise de rendez-vous, gestion selon les priorités )
- Gérer les déplacements de la DGA
- Organiser des réunions dans les aspects administratifs et logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l’extérieur (accès au stationnement,)
- Contribuer à la préparation et à la constitution de dossiers
- Rédiger, mettre en forme, dactylographier des courriers, documents et notes
- Contribuer à la réalisation ponctuelle de recherche d’information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d’archivage

Par ailleurs, au sein de la direction générale adjointe en charge de l'Aménagement, de la Proximité, de la Ruralité, vous veillez à:

- Contribuer à la bonne circulation de l’information, au sein de l’équipe des secrétaires de directeurs comme avec les services, ainsi qu’au sein de l’équipe des secrétaires des directeurs généraux adjoints
- Suivre la gestion des parapheurs, en provenance des services présents à Lyon et à Clermont, tant pour les documents soumis au visa de la DGA qu'à sa signature ; contribuer à l’amélioration permanente du processus
- Assurer un suivi quotidien des courriers entrants, qu’ils soient soumis à l’attention de la DGA ou pour traitement, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (Elise) ; contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle ; contribuer à l’amélioration permanente du processus
- Préparer les dossiers de réunions en regroupant les pièces utiles dans l’archivage, en complémentarité avec les secrétaires de directeurs concernées par des rendez-vous ou réunions communs
- Contribuer à la gestion de bases de données partagées (fichiers de contacts, tableaux de bord de suivi de parapheurs )
- Réaliser des travaux de secrétariat et d’assistance administrative pour le compte des chargés de mission éventuellement positionnés auprès de la DGA
- Contribuer à l’organisation de la suppléance en cas d’absence d’une des secrétaires de directeurs
- Contribuer au suivi des procédures internes, rédiger des fiches de procédure
- Réaliser des travaux de classement et duplication de documents, et d’archivage

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction générale adjointe.

Profil:
De Formation bac à bac + 2 assistanat de manager, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée dans le domaine de l'assistanat ou du secrétariat de direction. Vous maîtrisez les outils bureautiques, l’orthographe et de la syntaxe.

Vous faites preuve de capacités d’organisation et d’adaptation et savez gérer les priorités. Vous vous adaptez aux interlocuteur, et veillez à l'image de la Direction générale adjointe.

Vous savez travailler de façon autonome tout étant en lien avec les secrétaires des directeurs de la délégation générale adjointe. Vous avez une bonne compréhension des spécificités d’un fonctionnement proche de l’exécutif. Vous faites preuve d'une très grande discrétion professionnelle et d'un grand sens du devoir de réserve.

Destinataire:
À l'adresse suivante:
REGION D'AUVERGNE RHONE-ALPES
1 ESPLANADE FRANCOIS MITTERRAND
CS 20033
69269 LYON CEDEX 02

Pour tout renseignement, s'adresser à M. Vincent Chevalier - responsable service recrutement compétences -
04.26.73.42.00