Assistant.e Administratif.ve

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons l'assistant-e du service service agriculture, alimentation, énergie et de la mission eau.
Au sein de la direction de la Transformation écologique, le service agriculture, alimentation, énergie est composé de 12 agent-es. Il est chargé de la mise en œuvre des orientations politiques relatives à l’agriculture, l’alimentation et l’énergie en lien avec les entreprises, les territoires et les associations partenaires du Département, ainsi que de l’animation et la coordination de certains axes thématiques du projet de transitions.
La Mission Eau est composée de 4 agent.es. Elle est chargée de la mise en œuvre des orientations politiques relatives à l’eau et à la restauration des milieux aquatiques. Elle est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à Rennes.
Description du poste
Fonctions
Vous assisterez deux services, le Service Agriculture, Alimentation, Énergie et la Mission Eau.
En lien étroit avec les deux responsables de service, vous serez une ressource pour faciliter l’activité des collègues des deux entités.
Missions générales
A ce titre, vous exercerez les missions suivantes:

- Gestion des courriers : réception, tri et réorientation des courriers quotidiens et des courriers gérés dans Post Office (logiciel propre à la collectivité).
- Assurer la réception des appels téléphoniques si les collègues sont absents et réorienter les appels vers les bons interlocuteurs
- Vous gérerez les agendas et la programmation des réunions des deux entités.
- Assurer le suivi des parapheurs papier et numériques.
- Alerter sur les échéances et assurer des relances sur des documents attendus.
- Saisir et suivre les rapports CP (Commission Permanente) dans le logiciel métier Délib35.
- Mise à jour de tableau de suivi pour les courriers et les rapports CP.
- Organiser les réunions avec des intervenants de divers horizons et gérer la logistique associée (salle, matériel, feuille d’émargement, commande de repas ou cafés, réservation de vidéoprojecteurs).
- Réaliser divers travaux de bureautique : courriers, bordereaux, tableaux de suivi, documents de présentation, notes aux élus, tableaux Excel.
- Assurer des fonctions d’assistance à la gestion de subventions : accusés de réception, vérification de la complétude des dossiers, saisie des tableaux de suivi à partir des dossiers reçus.
- Assurer des fonctions d’assistance à l’organisation d’évènements ; par exemple, le salon agricole « La terre est notre métier », ou des plénières de la Conférence Bretillienne de l’Eau.
- Trier, classer et archiver les documents produits sur les serveurs informatiques et en papier ainsi que, aux côtés des 2 autres assistant-es de la Direction, gérer et archiver les revues des services de la Direction
- Participer à l’accueil des nouveaux arrivants pour les deux entités (demandes de matériel).
- Veiller au bon fonctionnement du matériel d'impression en alternance avec les deux autres assistant-es de la Direction.
- Assistance sur différents logiciels auprès des collègues de la Direction de la transformation écologique (outils bureautiques, frais de déplacement).
Missions spécifiques
- Vous participerez au réseau des assistant-es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle.
- À titre subsidiaire, vous interagirez au quotidien avec les deux autres assistant-es de la Direction afin de garantir l’harmonie des pratiques et la continuité de service de la Direction en cas d’absence, notamment en assurant la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente.
Spécificités du poste
Le Département propose:

- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels (32 jours + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo
- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales:

- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du