Agent de Gestion Administrative

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

agent de gestion administrative - Pharmacie - Pole BSM - H/F

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM
Mission générale du poste:
L'agent d'administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d'activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l'atteinte des objectifs institutionnels.
Activités principales:
Renseigner les documents et suivre l'activité du service Pharmacie:

- Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux)
- Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations)
- Communication de données statistiques en vue du rapport d'activité de la Pharmacie

Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE:

- Suivi des rétrocessions
- Suivi des gaz médicaux
- Suivi des répartiteurs d'officine (OCP)

Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé:

- Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA
- Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat
- Compléter les classeurs des diverses procédures

Archiver les documents en lien avec la réglementation:

- Factures
- Ordonnances PASS
- Addictologie
- Stupéfiants
- Gestetic
- Emprunt
- Conciliations

Assurer les fonctions de secrétariat du service:

- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents
- Prise de rendez-vous agendas
- Rédaction des courriers internes et externes
- Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures
- Gestion de la papeterie (LYRICO)

Gérer les aspects logistiques:

- Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie

Profil recherché:
Diplôme et/ou qualification:
Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif
Connaissances:

- Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
- Connaissance du logiciel DEMATIC,HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE,PYTHEAS
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et les différents rôles des acteurs
- Communication orale et écrite

Savoir être:

- Professionnalisme
- Ecoute, discrétion
- Réactivité
- Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie
- Esprit d'initiative et de créativité
- Sens de l'accueil et disponibilité
- Respect de l'organisation mise en place
- Organisation et méthodologie
- Rigueur

Savoir faire:

- Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
- S'exprimer aisément d'interlocuteurs divers et variés
- Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
- Classer et mettre à jour les dossiers
- Définir les priorités
- Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité...
- Construire et exploiter des tableaux de bords
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous

Spécificités du poste:

- Poste à temps plein
- Horaires de 8h30 à 16h15
- Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier Charles Perrens
121, rue de la Béchade
33076 Bordeaux