Chargé-e D'appui évènements Et Suivi de Projets

**Informations sur l'offre**:

- Publish on 17/05/23
- (Ref : S-61211A)
Hôtel du Département
- 3 quai Ceineray
- Nantes
Service courrier et réceptions
- Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de l'unité réceptions

**Profil souhaité**:

- Filière Administrative
- Catégorie B
- Cadre d'emploi : Rédacteur.trice

**Répondre à cette offre**:

- Date limite : 25/05/23
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**Le service courrier et réceptions est garant des procédures de traitement du courrier à l'arrivée et des moyens opérationnels pour l'expédition du courrier sortant. Il est prestataire de service auprès des directions pour l'organisation des manifestations et réceptions (restauration, aménagement et sonorisation). La mise en oeuvre de ces activités s'appuie sur 2 unités : courrier et réceptions.**

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**Le service recherche son-sa chargé-e d'appui évènements et suivi de projets afin de piloter et coordonner, en lien avec le responsable de l’unité réceptions, les activités (évènements et projets) dans une dimension transversale et assurer la relation avec les services du siège et les délégations, ainsi que les partenaires et prestataires.**

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***

**Vos missions**:
**Coordonner l’organisation des séquences (instances managériales et animations managériales) en lien étroit avec les services organisateurs et le responsable d’unité**:

- Conseiller les organisateurs, participer aux réunions préparatoires,
- Identifier les besoins (salles, prestations..) et proposer le cadre d’intervention, définir et commander les prestations,
- Faire le lien avec les pôles restauration et audiovisuel/aménagement pour la mise en œuvre opérationnelle
des interventions,
- Assurer la relation avec les partenaires internes ou externes pour certaines manifestations,
- Établir un budget prévisionnel et assurer son suivi (selon la nature de la manifestation).

**Assurer la gestion administrative des projets et dossiers de l’unité et du service**:

- Suivre les marchés, contrats et conventions,
- Suivre les interventions des prestataires,
- Participer aux projets structurants de l’unité (gestion des déchets, déploiement de fontaines à eau, dématérialisation, gestion des œuvres),
- Collaborer avec le chef de service sur les séquences d’animations managériales.

**Assurer la continuité de service** : en collaboration avec les 2 autres agent-es du pôle coordination, et notamment le remplacement de la coordinatrice des réceptions lors de ses congés et absences

**Assurer la relation avec les services du siège et les délégations pour les dotations convivialité**:

- Analyser et enregistrer les commandes,
- Faire le lien avec le pôle restauration pour la préparation et la livraison des commandes,
- Suivre les dépenses,
- Gérer la relation avec les commanditaires pour la gestion des stocks et l’évolution des pratiques.

**Piloter l’administration fonctionnelle du logiciel métier (Ger’Espaces)**: assistance technique, paramétrage, gestion des profils, déploiement et évolutions, suivi d’indicateurs.

**Compétences attendues**:
**Compétences métiers**:

- Connaitre les principales règles de la commande publique et des marchés
- Maîtriser et savoir faire appliquer la règlementation pour les établissements recevant du public (sécurité)
- Savoir piloter et animer la gestion de dossiers transversaux
- Avoir des connaissances des métiers de l’évènementiel (restauration, audiovisuel)

**Compétences numériques**:

- Maîtriser le logiciel métier Ger’Espaces
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

**Compétences travailler ensemble**:

- Autonomie dans la conduite administrative et opérationnelle
- Forte capacité d’adaptation
- Sens du travail en équipe
- Aisance relationnelle, capacité à développer un réseau professionnel et à accompagner le changement
- Sens de l’organisation et esprit d’initiative
- Savoir gérer les urgences
- Rigueur et discrétion

**Spécificités du poste**:
**Indemnité de résidence**: 1%

**N.B.I**: non

**Horaires**: 8h30/12h30 et 13h30/17h30 (en collaboration avec les autres agent-es du pôle coordination)

**Sujétions particulières**:

- Déplacements occasionnels
- Certaines missions du poste peuvent être exercées en télétravail

Être titulaire du permis B

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Ou par courrier, à l'attention de:

- Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique
Direction des Ressources Humaines,
Service Emploi et Compétences
3 Quai Ceineray, CS 94109
44041 Nantes cedex 1

**Vos contacts**
Claudine CHADEVILLE
Chargée de recrutement
02 40 99 12 01
Grégory PIHEL
Chef du service courrier et réceptions
02 40 99 11 07
Antoine DENIS
Responsable de l'unité réceptions
02 40 99 13 41

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