Gestionnaires de dossiers

Description du poste Finalité et missions principales du poste Sous la responsabilité du responsable de département, au sein de la mission qualité des prises en charge, vous intervenez sur le traitement des événements indésirables (EI), des événements indésirables graves (EIG) et des réclamations d'usagers du système sanitaire et médico-social reçus au sein de l'Agence régionale de santé. Vous contribuez également à l'activité du point focal régional, en charge de recevoir, vous enregistrez et vous orientez les différents signaux reçus, en particulier ceux liés à des incidents de prise en charge (événements indésirables, vigilances, réclamations) ou ceux liés à des phénomènes épidémiques (infections respiratoires, arboviroses, etc.). Cette activité s'organise en lien un référent expert sur les événements indésirables et réclamations, ainsi qu'une autre gestionnaire événements indésirables et réclamations, afin de garantir la continuité de l'activité. Des liens réguliers sont organisés avec les référents territoriaux de l'Agence, mais également les représentants des Conseils départementaux, en particulier pour la gestion des situations relevant du médico-social. Des réformes en cours, notamment la stratégie de lutte contre la maltraitance et la réorganisation du département sont susceptibles d'impacter les contours de la fiche de poste. Activités principales Dans le cadre de la gestion des évènements indésirables (EI), évènements indésirables graves (EIG), évènements indésirables associés aux soins (EIAS) adressés à l'Agence, vous aurez notamment pour mission de : Au titre de la gestion des événements indésirables (40%) : Assurer la réception des signalements dans la messagerie, Qualifier les EI, EIAS et les EIG reçus et assurer une réponse au déclarant avec l'appui des experts administratifs et soignants, Procéder à l'information des Directions Territoriales (DT) et Directions du siège (DS) concernées si nécessaire, Assurer l'enregistrement des étapes de gestion dans le système d'information dédié, de la mise à jour jusqu'à la clôture, Au titre de la gestion des réclamations (40%) : Assurer l'analyse, l'orientation, la réponse et le suivi des réclamations Solliciter les experts métiers ou territoriaux, afin d'apporter des réponses ciblées et adaptées, Prendre en charge les quelques appels téléphoniques. Animer les commissions réclamations, en l'absence du chargé de projet réclamations Au titre du point focal régional (20%) : Réceptionner, réaliser l'analyse de première intention des signaux de veille liés à des incidents de prise en charge Réaliser l'enregistrement de ces signaux dans les systèmes d'information dédiés Orienter, le cas échéant avec l'appui du coordonnateur de plateforme, les signaux pour gestion ou clôture Apporter un appui à la réception, analyse, enregistrement dans les systèmes d'information dédiés des signaux sanitaires liés à des phénomènes épidémiques. Profil recherché Vos compétences Savoirs Connaître l'environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique Connaître les politiques de santé publique et médico-sociales ainsi que leurs enjeux Savoir-faire Utiliser les outils informatiques et bureautiques (pack office, Office ) Savoir rendre compte, informer, alerter Savoir rédiger Savoir analyser et orienter vers l'interlocuteur adapté Réaliser un diagnostic une analyse, une synthèse Elaborer, mettre en œuvre et contrôler des procédures, normes, outils et méthodes Savoir-être Faire preuve de rigueur et de méthode Résister au stress Adaptabilité professionnelle Savoir travailler en équipe Avoir le sens de l'écoute et du dialogue Être disponible, réactif Savoir prendre des initiatives Être autonome Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité Votre formation Une bonne connaissance de l'environnement institutionnel (acteurs et organisations des secteurs sanitaire et médico-social), une capacité rédactionnelle et de synthèse ainsi que des principes de la démarche qualité sont souhaités. Informations complémentaires Poste ouvert aux titulaires niveaux 4a (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires . Participation à la gestion de crise #J-18808-Ljbffr