Agent D'accueil

**À propos de nous**:
Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

L’école Grenoble INP - Phelma, UGA (école d’ingénieurs de Grenoble INP Institut d’ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes) offre à ses étudiant.es un large choix de parcours de formation à la pointe des avancées scientifiques et technologiques : micro & nanotechnologies, instrumentation, énergie, matériaux innovants, technologies de l’information, ingénierie biomédicale, génie des procédés et environnement.

Elle accueille plus de 1 400 élèves dans 11 filières ingénieurs dont une par voie de l’apprentissage et une dizaine de parcours de masters.
L’équipe enseignante est composée d’une centaine d’enseignants titulaires et de plus de 300 chargés d’enseignement vacataires.
L’équipe administrative et technique compte une cinquantaine de personnels.

L’école est présente sur deux sites, site Minatec de Grenoble et site du campus universitaire de Saint-Martin d’Hères.

Tout en réaffirmant ses trois piliers principaux que sont la physique, l’électronique et les matériaux, Phelma assure une évolution de la
formation de ses élèves-ingénieurs et de ses étudiant.es en masters au vu de l’évolution des métiers, liée essentiellement à la transition
énergétique et à la transition numérique.

**Mission**:
Vous intégrez le pôle accueil et bibliothèque, actuellement composé de 4 agents, répartis sur deux sites.

**Missions d’accueil**:

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Traiter et répondre aux demandes via la plateforme « accueil » (tickets ouverts).
- Contrôler les accès au parking du site.
- Participer aux opérations logistiques de l’école (réassort du matériel pédagogique).
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des colis.
- Traiter et diffuser les informations internes et externes.
- Mettre à jour l’affichage et en vérifier la pertinence.
- Gérer les formalités de contrôle d'accès et effectuer des extractions d’activités sur demande.
- Créer des accès (cartes ou Vigik) pour les membres du personnel et les associations étudiantes.
- Assister les personnes, intervenir au premier niveau et alerter le secours si nécessaire.
- Assurer le lien avec l’équipe du service entretien et maintenance.
- Accueillir les utilisateurs et fournir des informations générales sur la bibliothèque.
- Gérer les prêts/retours d'ouvrages et de matériel.

**Gestion des évènements et des réservations / locations**:

- Vérifier la disponibilité des salles, s’assurer de l’accord du service scolarité par le canal réservé. Répondre aux demandes, effectuer les réservations et bloquer les dates/ressources. Relayer les informations au responsable sécurité si nécessaire.
- Éditer des devis pour les locations payantes et appliquer les tarifs conventionnés.
- Renseigner, faire signer les conventions de mise à disposition.
- Contacter les prestataires, demander des devis comparatifs et éditer des bons de commande pour les évènements.
- S’assurer du bon déroulement des évènements.

**Gestion matérielle**:

- Gérer les achats et le suivi des stocks de ramettes de papier, fournitures de bureau et autres consommables liés à l'accueil et à la logistique de l'école.
- Recenser les besoins, effectuer les demandes d'achat, contrôler les livraisons et fournir un bilan régulier des consommations à la direction pour le suivi du budget.
- Attribuer et restituer les clés selon les demandes et sorties, tout en maintenant à jour la nomenclature et les tableaux de suivi.

**Spécificités du poste**:

- **Travail sur les sites de Minatec (Presqu'île scientifique) et sur le site de Phelma (campus universitaire de St Martin-d'Hères)**
- ** Prise de poste à 7h45 afin d’assurer l’ouverture de l’accueil du Site de Minatec**
- **Pas de possibilité de télétravail par nécessité de service
**Profil**:
**Compétences techniques**:

- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique, etc.)
- Bonne maîtrise de l’expression orale et des techniques d’expression écrite.
- La maîtrise de l'anglais serait un plus.

**Connaissance de l'environnement**:

- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur, de Grenoble INP et de Phelma, ainsi que du fonctionnement, de la culture de l’établissement et de ses missions.

**Sav