Responsable Du Guichet de La Vie Associative

Une belle équipe vous attend dans un cadre de vie d’exception : l’une des Plus Belles Baies du Monde, la ville du Vendée Globe. Créée le 1er janvier 2017 et avec ses 55016 habitants, la Communauté d’Agglomération des Sables d’Olonne est la 2ᵉ agglomération de Vendée.

Découvrez nos ambitions et votre futur cadre de travail:
**PRÉSENTATION **:Rattaché à la direction du service de la Vie Associative, le responsable du guichet unique supervise les missions du Guichet Unique de la Vie Associative. Il pilote une équipe de 7 agents dont la mission est d’apporter un service municipal de proximité aux associations et aux particuliers sablais.

Le guichet unique de la vie associative est la porte d’entrée à toutes les demandes associatives : réservations de salles, mise à disposition de minibus, demandes de subventions, dossiers de manifestations, etc. Elles sont pré-instruites par le guichet unique avant d’être transférées aux services référents concernés.

Le responsable travaille en étroite collaboration avec la Directrice et l’ensemble des services de la Ville et de l’Agglomération. Il a une vision globale indispensable des réservations et du calendrier des évènements. Il doit également veiller au bon état des équipements municipaux et au respect de la réglementation des ERP où évoluent les associations et particuliers.

**MISSIONS**:

- Manager une équipe de 7 agents et être l’interface entre les agents du service et la directrice de la Vie Associative
- Définir du budget du service et suivre son exécution
- Procéder à l’harmonisation des mises à disposition des locaux exclusifs et refondre les conventions d’occupation
- Solutionner les éventuelles problématiques et demandes spécifiques
- Travailler en étroite collaboration avec le service bâtiment, STS et entretien pour mettre à disposition des équipements propres, en bon état et veiller à la sécurité des usagers
- Gérer les réservations de salles municipales (82 équipements mis à disposition des associations ou particuliers pour leurs activités, réunions ou évènements divers)
- Participer à la réflexion des évolutions du service et être force de propositions
- Participer à la formalisation et à la construction de projets
- Assurer le suivi de l’harmonisation des documents cadres relatifs aux ERP et à leur réglementation (commission de sécurité, mémento sécurité, règlement intérieur )
- Garantir le suivi des mises à disposition des minibus et initier la dématérialisation des formulaires de réservation
- Instruire des dossiers, mise en forme de document, rédaction de notes et saisies de données.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi de l'activité du service (tableaux de bord et statistiques)
- Assurer un accueil physique et téléphonique du guichet unique, travail de proximité très important auprès des associations et des particuliers Sablais.
- Assurer la traçabilité des clés remises aux associations et du nouveau dispositif d’accès mis en place sur les équipements
- Rendre compte à la directrice de la Vie Associative

**COMPÉTENCES ET PROFIL ATTENDUS**:

- Qualité et expérience managériale
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Compétence en gestion et suivi de budget
- Aisance rédactionnelle et relationnelle
- Maîtrise de l’outil informatique, de la gestion des plannings et du logiciel PlaniTech
- Bonne connaissance de la réglementation en matière de vie associative et de l’environnement des collectivités territoriales
- Bonnes connaissances de la réglementation relative aux ERP
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d'écoute
- Force de proposition et accompagnement aux changements (outils ou procédures)

**CONDITIONS DE TRAVAIL**:

- Quotité de travail : 35 heures
- Horaires réguliers
- Contrat : CDD 1 an si contractuel
- Site et service d’affectation : Direction de la Vie associative (site Château d’Olonne)
- Déplacements fréquents - Permis B indispensable
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, adhésion possible au FDAS/CNAS, participation mutuelle santé et prévoyance, association du personnel, CET, ARTT, forfait mobilité durable, titres restaurant, possibilité de télétravail (un jour par semaine)

**CANDIDATURE**:

- Date prévue de recrutement : Dès que possible
- Renseignements complémentaires auprès de : Nadège Grit (Directrice de la Vie associative 02 51 23 84 45) ou Béatrice Hinterlang (chargée de recrutement 02 51 23 16 37)

Transmettre CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation administrative en mentionnant l’intitulé du poste à:
Ou

Monsieur le Maire

Direction des Ressources Humaines

21, place du Poilu de France

CS 21842

85100 LES SABLES D’OLONNE