Gestionnaire Administratif Et Financier

-Présentation
Le pôle égalité éducation citoyenneté, centré sur l’accueil du jeune enfant, la protection maternelle et infantile, la protection de l’enfance, la réussite éducative et la démocratisation de l’accès à la culture, pilote et met en œuvre les politiques qui concourent à l’épanouissement des personnes, en particulier des enfants et des jeunes. Il regroupe la direction éducation jeunesse sport, la direction enfance famille, la direction de la culture et les missions coopération internationale, égalité femmes/hommes et laïcité.
La direction éducation jeunesse sport est notamment chargée de la mise en œuvre de la politique départementale dans le domaine de l’éducation et plus particulièrement en faveur des collèges et des collégiens en lien avec les agences départementales. Cette politique relève pour une part, de compétences obligatoires dévolues au Département par les lois de décentralisation (fonctionnement, construction, extension, entretien, restauration ) et pour une autre part, d’interventions volontaristes de la collectivité en vue de promouvoir l’égalité des chances. Il poursuit plusieurs objectifs : favoriser la réussite éducative des collégiens, promouvoir la place des jeunes dans la société, favoriser leur autonomie et favoriser l’accès au sport au plus grand nombre
Le poste est à pourvoir au Bâtiment Cucillé 1, avenue de la Préfecture.
Description du poste
Fonctions
Missions générales
Placé.e sous l'autorité de la directrice éducation jeunesse sport, le.la gestionnaire coordonnateur.trice de la direction exerce les missions suivantes:

En tant que coordonnateur.trice budgétaire, assurer la coordination du budget des services de la direction éducation jeunesse sport:

- Assurer la préparation budgétaire pour l’ensemble des étapes.
- Assister pour ce faire, les responsables de service de la direction.
- Saisir les propositions dans Coriolis e-gf(V5) et dans les tableaux du pôle après arbitrage.
- Suivre la consommation budgétaire.
- Participer à l'élaboration et la mise à jour des tableaux de bord pour permettre le pilotage du budget.
- Consolider le budget global en matière d’éducation en lien avec les services concernés.

En tant que coordonnateur.trice administratif.ve:

- Assurer des missions administratives auprès de la directrice et des services (accueil, programmation agendas, préparation et restitution des réunions, gestion des courriers entrants/sortants via Ixbus/parapheurs).
- Coordonner et gérer la circulation de l’information ascendante et descendante au sein de la direction, y compris sur les volets dématérialisés (Post Office, ruche ou espaces collaboratifs(teams) et Illisa pour le suivi des sollicitations des usagers).
- Assurer le suivi des nombreuses demandes arrivant à la direction et des parapheurs sortant de la direction.
- Assurer la préparation des instances coordonnées au niveau de la direction : commissions permanentes, sessions, réseau des collèges.
- Assurer la coordination des réunions avec les élus en lien avec les assistants des élus.
- Élaborer et mettre en place les tableaux de bord nécessaires.
- Participer à l’organisation des « évènementiels » : rencontres du sport, rencontres bretilliennes de la jeunesse,

En tant que coordonnateur.trice ressources humaines:

- Suivre les procédures concernant l’évaluation du personnel, les demandes de formation et toutes autres demandes relevant des RH.
- Suivre les vacances de postes ;
- Mettre à jour l’organigramme de la direction.
- Etre l’interlocuteur.trice du secrétariat général pour toutes les demandes concernant les ressources humaines.
Missions spécifiques
En tant que coordonnateur.trice de la direction:

- Commander les fournitures de bureau.
- Etre la correspondante du personnel pour l’Arbre de Noël.

En cas d’absence, une suppléance est mise en place auprès de la gestionnaire des actions éducatives ou un autre agent de la direction, selon les disponibilités afin d’assurer la continuité de service.
Spécificités du poste
Liaisons fonctionnelles
Liens en interne:

- Le secrétariat général du pôle.
- Les assistantes du pôle et du cabinet des élus.
- De façon plus générale, l’ensemble des services du Département.
Informations spécifiques offre Internet

Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Connaissance de la nomenclature et des étapes budgétaires.
- Connaissance et utilisation de l'outil informatique.
- Connaissance souhaitée des logiciels métier.
- Connaissance souhaitée de l’organisation de la collectivité et du fonctionnement des services.
Formation
Niveau de diplôme
Baccalauréat
Aptitudes requises
- Esprit d’équipe, qualités relationnelles.
- Autonomie, capacités d’initiative.
- Qualités rédactionnelles.
- Organisation, rigueur et méthode.
- Aptitude à gérer les priorités.
- Discrétion.
Expériences
Niveau d'expérien