Assistant Gestion de Projets

CSTB - Rejoindre le CSTB, c'est rejoindre une communauté composée de plus de 1000 collaborateurs experts au service de ses clients, de ses partenaires et de l'intérêt général avec pour ambition d'anticiper les bâtiments et la ville de demain, pour améliorer la qualité de vie des usagers. Nos activités clés sont axées autour de la recherche, de l'expertise, de l'évaluation, de la certification, des essais et de la diffusion de connaissances. Depuis 1947, nous accompagnons les acteurs dans l'innovation et la progression de la qualité et de la performance des produits, ouvrages, systèmes et services.
Rejoindre le CSTB, c'est également rejoindre un employeur engagé, signataire de la Charte de la diversité, qui valorise le travail de chacun et qui s'engage en faveur de l'égalité professionnelle et de l'intégration des travailleurs handicapés. Grâce à ces actions, nous sommes classés parmi les 500 meilleurs employeurs de France d'après la revue économique Capital.
Alors, prêt(e) à rejoindre l'aventure CSTB ?
La Direction Energie et Environnement est une direction opérationnelle, composée, d'environ 100 personnes.
Au sein du pôle Administratif (6 personnes), nous recherchons un-e assistant-e de gestion de projets en CDD pour 18 mois pour venir renforcer l'équipe. Ce poste est basé à St Martin d'Hères.
**Missions**:1. Gestion et suivi de projets**:

- Assurer la gestion administrative des projets sur PEGA (logiciel CRM) et SAP
- Effectuer les demandes de création et modification des comptes fournisseurs
- Réaliser les réponses aux appels d'offres,
- Créer les offres et les commandes,
- Assurer le suivi des facturations (relances, suivi paiement, réclamations...), suivre les éventuels litiges de facturation et traiter les rejets de facture
- Faire et suivre les demandes d'achat
- Mettre à jour des tableaux de bords, en assurer le suivi et contrôler/analyser les données (budget, saisie des temps, Reste à faire, % d'avancement)
- Assurer la gestion budgétaire

**2. Assistanat**:

- Assurer toute activité permanente ou ponctuelle liée à l'administration et à la logistique
- Produire et mettre en forme des documents divers en soutien des équipes du service (exemple : rapports technique en recherche expertise, courriers clients, etc),
- Gérer le classement, l'archivage et le référencement documentaire dans le respect de la démarche qualité,
- Conduire et organiser les évènements du service en concertation avec les différents partenaires,
- Contribuer aux tâches organisationnelles transverses de la direction : alimenter le SharePoint de la Direction, participer aux groupes de travail pour l'homogénéisation des pratiques entre les autres établissements du CSTB, participer aux revues de projet etc.,
- S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité de de la direction en interne comme en externe (système qualité),
- Apporter un soutien général aux équipes sur des dossiers spécifiques, notamment en cas d'absence d'un collaborateur dans la direction

Vous avez suivi une formation de niveau Bac + 2/3 minimum de type BTS Assistanat ou comptabilité ou gestion, complétée par une expérience d'au moins 2 ans, en gestion.
Vous maîtrisez le Pack Office, en particulier Word, Powerpoint, et Excel sur le volet reporting.
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles.
Vous avez déjà travailler sur un CRM.
Une maitrise de l'outil SAP serait un plus.
Vous avez une appétence pour la comptabilité et/ou le suivi de projets.
**Qualités**:

- Dynamisme, curiosité,
- Esprit d'équipe, sens relationnel et sens du service
- Organisation, méthode et gestion des priorités,
- Force de proposition et proactivité