Responsable Gestion Administrative Et Opérationnelle École

La WAB est une Société Coopérative d’Intérêt Collectif. Depuis 2016 nous œuvrons en France et sur les Dom-Tom pour donner accès à des formations de qualité en lien avec les métiers et les compétences digitales. À ce jour, notre CFA, dispose de 2 titres*: - Community Manager - Concepteur Designer UI - _Ces titres appartiennent à des certificateurs_ Nous sommes également créateur et propriétaire de de 8 certifications professionnelles qui forment à des compétences digitales. Sur ce pan, nous sommes donc à à la fois Organisme de formation et Organisme Certificateur. Pour résumer, La WAB forme à la fois: - des apprenants en apprentissage ou en reconversion professionnelle, sur 1 à 2 ans _(titres professionnels) _ - des apprenants professionnels (salariés, dirigeants, demandeurs d’emploi ) en formation continue _(certifications professionnelles)_ Dans le cadre de la structuration de notre branche CFA et OF, nous cherchons un/une **:Responsable de la gestion administrative et opérationnelle de notre école.** Suite à un développement rapide de notre activité, et à un doublement du nombre d’élèves que nous embarquons à l’année (80/an aujourd'hui), nous cherchons un profil qui sera en charge de la gestion quotidienne de l’école : administration, vie scolaire, logistique et relation avec les entreprises et financeurs. Voici les blocs d’intervention de profil recherché: - ** Coordination et opérationnalisation des calendriers de formation** - ** Contribuer à la construction des calendriers de formation** en lien avec l'équipe pédagogique et piloter leur mise en œuvre opérationnelle : saisies, invitations, relances, paramétrage, alertes,etc" Ce pilotage comprend également la gestion rigoureuse des événements structurants de l’année scolaire (conseils de perfectionnement, bootcamps, bilans pédagogiques, etc), qui impliquent une préparation spécifique, une coordination avec l'équipe pédagogique (voire la Direction), et une logistique renforcée. En somme, assurer une expérience fluide pour chaque nouvel entrant, en anticipant les éventuels blocages (techniques, administratifs ou humains). - ** Planifier et organiser les sessions d'examens** en lien avec l'équipe pédagogique: Fixer les dates d’évaluation, en tenant compte des contraintes calendaires (vacances, présences formateurs, échéances RNCP ) Assurer la conformité administrative (inscriptions, pièces justificatives, présence, assiduité ), paramétrer les sessions en distanciel, organiser la logistique des jurys (disponibilité, invitations, documents à transmettre tels que grilles d’évaluation, etc.) Garantir la traçabilité et l’archivage des preuves : enregistrements, émargements numériques, rapports d’évaluation, en cohérence avec les exigences Qualiopi/RNCP. Assurer un support technique et logistique le jour J (accueil et installation, lancement visio, résolution des imprévus, etc) Consolider les résultats et les transmettre selon les procédures internes et/ou de l’organisme - ** Suivi administratif des apprenants et gestion de l’assiduité** - ** Calcul et déclaration du nombre d’heures prévisionnelles de formation**pour chaque apprenant à l’entrée en formation, selon les formats attendus par les financeurs (France Travail, OPCO, etc.). - ** Assurer le suivi de l’assiduité et des absences**, en lien avec l’équipe pédagogique (relances, justifications, alertes, déclenchement d'avertissements, etc). Envoi et archivage des feuilles d’émargement numériques (via Edusign), selon les exigences des financeurs et certificateurs. - ** Mise à jour du trombinoscope**apprenant à chaque entrée de promotion ou changement de situation. - ** Alimentation des tableaux de suivi internes et du CRM**(Hubspot), de manière à contribuer aux bilans de présence, et alerter en cas de risque de décrochage ou de non-conformité. - ** Gestion des sorties de formation** : mise en conformité des dossiers des apprenants (ex. transmission de documents aux apprenants pour la fin de formation), les déclarations aux organismes financeurs, la clôture des espaces, le lancement de la récupération de données post-formation, etc. - ** Saisies/déclarations annuelles ou ponctuelles**, type SIFA, auprès des institutions de l'Etat et des certificateurs (ex. la déclaration à l'Ifocop de l'effectif et des informations post-formation) Participer à la traçabilité des suivis individualisés, en respectant les règles de confidentialité et en assurant une coordination fluide entre les pôles (administratif, pédagogique, social). Contribuer à la prévention du décrochage, en assurant un rôle d’alerte et de relance personnalisée. - ** Participer à la gestion des comportements inadaptés,** en coordination avec la direction et l’équipe pédagogique. - ** Suivi des situations spécifiques et coordination avec le référent social et handicap** pour identifier et signaler les situations particulières (absentéisme récurrent, difficultés sociales, problèmes d’équipement ou de connexion, demandes d’aménagement). - **