Assistant de Direction

Au sein d'Eau publique du Grand Lyon, le secrétariat est chargé de faciliter l’organisation administrative des services, gérer les agendas des réunions transverses (RAC RIS POP), être le facilitateur des interfaces comptables commandes, facturations.

Dans ce cadre, les missions sont les suivantes:

- Administration:

- Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages...),
- Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés

notamment),
- Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
- Saisir et présenter des documents informatisés,
- Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
- Assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
- Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
- Gérer les agendas et les différentes tâches d’intendance des entités,
- Garantir la continuité du service,
- Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
- Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus.
- Méthode & organisation:

- Organiser la logistique des réunions,
- Organiser des séminaires ou événements internes,
- Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
- Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives.
- Reporting : rédiger des courriers, notes et courriels
- QSE : appliquer et faire appliquer les consignes de sécurité sur son site
- Finance
- Contribuer à la gestion des interfaces commandes et le suivi des factures fournisseurs des entités,
- Contrôler certaines factures, et réaliser les tâches administratives conduisant à leur règlement
- Communication
- Assurer l’accueil physique des rdv et leur installation en salle,
- Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,

**Connaissances génériques (savoirs de base / connaissances de l’environnement)**
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
- Processus de classement et d'archivage.

**Savoir-faire professionnels / opérationnels**
- Utiliser des outils bureautiques (Pack Office, suite Google, etc.),
- Organiser les déplacements professionnels des responsables,
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.

**Aptitudes et qualités**
- Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
- Adapter son comportement et son attitude en fonction de l’interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
- Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
- Sens du service,
- Capacité relationnelle et rédactionnelle.
- Un cadre de travail stimulant et bienveillant
- Une politique bien-être au travail : équilibre vie privée / vie professionnelle
- Prise en charge à 100 % de l'abonnement de transport domicile-travail TCL/SNCF
- Une politique salariale en faveur de l'égalité,
- Des activités financées par l'employeur : yoga, pilate, ostéopathie
- Des moments de cohésion : séminaire d’entreprise, afterwork...
- Une politique d’insertion et d'inclusion grâce, notamment, à notre accord Handicap et Solidarités,

Qui sommes nous ?

Eau publique du Grand Lyon est l’établissement public chargé de la gestion de l’eau potable sur le territoire de la métropole de Lyon.

Notre mission : produire et distribuer près de 220 000 m3 d’eau potable chaque jour auprès de 1,4 million d’habitants, dans un souci constant de garantir la qualité de service auprès des usagers.

Face aux enjeux environnementaux et sociaux, nous sommes engagés au quotidien en faveur de la préservation durable de l’eau et de son accès fondamental à toutes et tous.

Eau publique du Grand Lyon compte une équipe de 370 agents, qui interviennent pour prélever, produire et distribuer l’eau dans les 58 communes de la métropole, et en garantir la qualité tout au long de son parcours jusqu’au robinet.