Assistant(E) Administrative Polyvalent(E)

**Notre société**
Experts du management de projet innovant

eocen est la référence du management de projets industriels complexes depuis 50+ ans.

Nos 400+ collaborateurs interviennent auprès de nos clients en Europe et au Canada pour sécuriser leurs projets. Nos missions sont variées : PMO, data management, digital portfolio solutions, conseil et formation.

Nous apportons notre expertise aux leaders de l’industrie : Airbus, Alstom, Naval Group, EDF, CEA, OranoNous les accompagnons dans le déploiement de leurs projets phares (Airbus Zero Emission, Ariane 6, réacteur nucléaire EPR, parc éolien offshore, etc.).

Société du groupe d’ingénierie français setec (3500+), l'humain est au cœur de notre entreprise. Management de proximité, bien-être au travail et formation tout au long du parcours professionnel sont quelques-uns de nos impératifs.

**Missions et activités principales**
Nous recherchons un(e) assistant(e) **polyvalent**(e) afin d’accompagner nos équipes nationales. Au sein d’une équipe de 7 assistantes réparties sur nos différents sites en France, vous interviendrez en support administratif et opérationnel de nos collaborateurs et vous aurez en charge la gestion administrative des activités de recrutement et de formation. A ce titre vos missions seront les suivantes:
**Support administratif et opérationnel**:

- Facturer les clients des régions affectées et relancer les impayés.
- Supporter et faciliter le quotidien des collaborateurs (gestion des notes de frais, des absences, des réservations de déplacements )
- Gérer les fournisseurs : suivre et valider les factures fournisseurs.
- Organiser et piloter des événements internes (transports, lieux, restauration).

**Gestion des bureaux de Paris (siège)**:

- Gérer le stock de fournitures et de petits équipements,
- Réaliser la gestion administrative du courrier entrant,
- Assurer la gestion et le suivi des réservations des espaces (l’open space, les salles de réunion),
- Garantir la bonne tenue de nos bureaux

**Recrutement**:

- Traiter les demandes de contrats de travail avec le service administration du personnel du groupe,
- Réaliser les demandes d’autorisations de travail pour les collaborateurs étrangers,
- Assurer l’accueil de l’ensemble des collaborateurs et la gestion administrative de la communauté stagiaires / alternant(e)s.
- Effectuer la gestion administrative des commandes et des contrats partenaires,
- Mettre à jour la base de données collaborateurs (plan de charge),
- Aider à organiser les évènements types salons ou forums emploi,
- Gérer le stock de fournitures de l’équipe.

**Formation**:

- Organiser et coordonner les sessions de formation internes et externes,
- Assurer le suivi du planning de formation,
- Gérer les relations avec les prestataires externes (recherche de centre de formation, demande de devis, gestion de la facturation,...).

**Profil**
Issu(e) d’une formation BAC+2/3 en gestion, administration des entreprises ou en RH, vous disposez d’au moins 3 ans d’expérience dans une fonction d’assistanat ou d’office manager.

Vous disposez de solides compétences rédactionnelles et vous maitrisez les outils bureautiques tels que : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

On vous reconnait pour votre excellent relationnel, votre sens de l’organisation, votre adaptabilité, discrétion, dynamisme et diplomatie.

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, motivée et chaleureuse ? Postulez

Poste à pourvoir en CDD de 6 mois

Poste basé à Paris 12ième

Job Reference: 00700734